Kostenabrechnung in Horizon 2020

Am Ende jeder Berichtsperiode wird ein Zwischen- bzw. Endbericht erstellt. Jeder Bericht besteht aus einem technischen Bericht und einem Finanzbericht (Financial Statement) zur Abrechnung der förderfähigen Kosten. Die Abwicklung des Financial Reporting erfolgt rein elektronisch im Participant Portal der Europäischen Kommission.

Jeder Finanzbericht besteht aus drei Teilen:

  1. den Individual Financial Statements aller ProjektteilnehmerInnen und Linked Third Parties,
  2. der dazugehörigen Explanation on the Use of Resources mit näheren Erklärungen zu den förderfähigen Kosten und
  3. dem automatisch generierten Summary Financial Statement aller Projektteilnehmer mit dem Request for Interim/Balance Payment.

 

Im Individual Financial Statement (Annex 4 des Grant Agreement in tabellarischer Form) sind alle in der Berichtsperiode entstandenen förderfähigen Kosten des Teilnehmers korrekt und vollständig anzugeben – auch dann, wenn die „requested EU contribution“ geringer ist als die förderfähigen Kosten.

Das Financial Statement wird von jedem Projektteilnehmer einzeln ausgefüllt, durch den FSIGN elektronisch signiert und beim Koordinator eingereicht. Die Frist dafür ist üblicherweise im Konsortialvertrag geregelt. Der Koordinator hat den gesamten Zwischen- bzw. Endbericht innerhalb von 60 Tagen nach Ende der Berichtsperiode bei der EU-Kommission/Förderagentur einzureichen. Versäumt ein Teilnehmer diesen Abgabetermin, kann er sein Financial Statement erst beim nächsten regulären Reporting nachreichen. Eine Verlängerung der Abgabefrist ist nur nach der letzten Berichtsperiode möglich.

Kosten in Fremdwährungen, die Projektteilnehmern aus der Eurozone entstanden sind (z.B. Reisekosten), sind diese nach der üblichen Praxis der Organisation umzurechnen. Teilnehmer außerhalb des Euroraums haben ihre gesamten Kosten nach dem durchschnittlichen Wechselkurs der Berichtsperiode in Euro umzurechnen.

Sollten in einem früheren Financial Statement Fehler passiert sein, ist ein sogenanntes Adjustment durchzuführen. Dazu scheint ab der 2. Berichtsperiode direkt im Financial Statement ein Button mit der Aufschrift „add adjustment“ auf. In dieses „Adjustment Financial Statement“ ist nur die Differenz zwischen ursprünglichem und korrigiertem Betrag einzutragen. Bitte beachten Sie, dass Adjustments ausschließlich zur Korrektur von Fehlern verwendet werden dürfen (Kosten wurden vergessen, zu hoch/niedrig angegeben etc.) und nicht, um auf Basis des „letzten abgeschlossenen Wirtschaftsjahres“ berechnete Personalkosten nachträglich neu zu berechnen.

Beim Final Reporting (nach der letzten Berichtsoperiode) sind neben den förderfähigen Kosten auch die Einnahmen des Projekts anzugeben. Projektteilnehmer und Linked Third Parties, deren Förderung 325.000 Euro in Form von „tatsächlichen Kosten“ und „Durchschnittspersonalkosten“ übersteigt, müssen ein sogenanntes Certificate on the Financial Statements (CFS) einreichen.

Die eingereichten Berichte werden von der EU-Kommission/Förderagentur geprüft und entweder als gesamtes akzeptiert oder zurückgewiesen. Im Fall einer Zurückweisung der Gesamtbericht muss der Gesamtbericht neu eingereicht werden. Die Frist für die Überweisung der Förderungsrate durch die EU-Kommission/Förderagentur beträgt 90 Tage ab der Einreichung des Zwischenberichts und verlängert sich im Fall einer Zurückweisung des Berichts.

Nähere Informationen zur Abwicklung des Reporting finden Sie in Art. 20 des Annotated Model Grant Agreement und in der Präsentation im Download Center.