Annex 2 des Grant Agreement (GA) enthält ein nach Beneficiary und Kostenkategorien gegliedertes Budget, in dem die voraussichtlichen Kosten geschätzt werden. Im Verlauf des Projekts kommt es regelmäßig zu Abweichungen der realen von den geschätzten Kosten. In solchen Fällen ist eine Budgetumschichtung notwendig. Das Gesamtbudget ist jedoch unveränderlich.
Solange das Projekt wie geplant durchgeführt wird – sich also die Projektaufgaben und deren Verteilung zwischen den Beneficiaries nicht ändern –, sind Budgetumschichtungen ohne Vertragsänderung ("amendment") möglich. In diesem Fall sind lediglich die internen Regelungen des Konsortiums im Konsortialvertrag zu beachten, der festlegt, welches konsortiumsinterne Gremium mit welcher Mehrheit über Budgetumschichtungen zu entscheiden hat.
Eine Änderung des GA ist dann erforderlich, wenn es zu einer Änderung der Projektbeschreibung in Annex 1 des GA (= "action tasks") kommt, während des Projekts (zusätzliche) Affiliated Entities oder Associated Partners aufgenommen werden.
Ergibt sich während des Projekts die Notwendigkeit von (zusätzlichem) Subcontracting oder In-Kind Contributions und möchte der Beneficiary nicht das Risiko tragen, ob die EU-Kommission die Kosten anerkennt, ist hier eine Vertragsänderung empfehlenswert.
| Budgetumschichtung | Vertragsänderung nötig? |
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NEIN |
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JA |
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JA |
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JA – empfohlen (andernfalls: nachträgliche Anerkennung auf Risiko des Beneficiary) |
Nähere Informationen finden Sie ...
- im Annotated Grant Agreement (AGA), Artikel 5.5.
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