Jeder Fördervertrag enthält ein nach Projektteilnehmenden und Kostenkategorien gegliedertes Budget, in dem die voraussichtlichen Projektkosten geschätzt werden. Im Verlauf des Projekts kommt es regelmäßig zu Abweichungen der tatsächlichen von den geschätzten Kosten. In solchen Fällen ist eine Budgetumschichtung möglich bzw. notwendig. Das maximale Gesamtprojektbudget ist jedoch unveränderlich.
Solange das Projekt wie geplant durchgeführt wird, – sich also die Projektaufgaben und deren Verteilung zwischen den Projektteilnehmenden nicht ändern – sind etwaige Budgetumschichtungen ohne Zustimmung der EU-Kommission möglich. In diesem Fall sind lediglich die internen Regelungen des Konsortiums im Konsortialvertrag zu beachten (z.B. welches Gremium mit welcher Mehrheit über Budgetumschichtungen entscheidet).
Eine Änderung des Fördervertrages (Amendment) ist dann erforderlich, wenn es zu einer „signifikanten Änderung“ der technischen Arbeit (engl. "action tasks" laut Annex 1 des Fördervertrags) kommt. Ergibt sich während des Projekts die Notwendigkeit von zusätzlichem/n Subcontracting oder Sachleistungen Dritter und möchte der/die Projektteilnehmende nicht das Risiko einer nachträglichen Aberkennung durch die EU-Kommission eingehen, ist eine Vertragsänderung empfehlenswert.
| Budgetumschichtung | Vertragsänderung nötig? |
|---|---|
| zwischen Projektteilnehmenden | NEIN |
| zwischen Budgetkategorien eines/r Projektteilnehmenden | NEIN |
| zwischen verschiedenen Abrechnungsformen (z.B. actual costs --> unit costs) | JA (Ausnahmen: Personalkosten, interne Leistungsverrechnung) |
| bei "signifikanter Änderung" der Projektbeschreibung laut Annex 1 des Fördervertrages (z. B. Verschiebung einer Projektaufgabe zu einem/r anderen Projektteilnehmenden) | JA |
| bei nachträglicher Aufnahme von nicht budgetiertem/n Subcontracting und in-kind contributions | JA – empfohlen (sonst nachträgliche Anerkennung durch EU-Kommission auf Risiko des/r Projektteilnehmenden) |
Nähere Informationen finden Sie ...
- im Annotated Grant Agreement (AGA), Artikel 4.
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