Basisinformationen zur Horizon 2020-Projektabrechnung

Budgetkategorien

Für die Be- bzw. Abrechnung von Projektkosten stehen folgende Standard-Budgetkategorien zur Verfügung:

• A: Personalkosten
• B: Subcontracting (= (teilweise) Durchführung eines „action task“ laut Projektbeschreibung (Annex 1 zum Fördervertrag) durch Nicht-Projektpartner:in)
• D: Sonstige direkte Kosten (Reisekosten, Geräte/Infrastruktur, sonstige Waren/Dienstleistungen)
• E: Indirekte Kosten („Projekt-Overheads“; 25%-Pauschale aller direkten Kosten)
   

Personalkosten

Es muss zwischen der Berechnung und der Abrechnung von Personalkosten unterschieden werden:

• Berechnung des Stundensatzes: Optional kann zwischen der jährlichen und der monatlichen Stundensatzberechnung gewählt werden.
  Stundensatz = Brutto-Brutto Personalkosten / Produktivstunden
   
• Abrechnung von Stunden: Es dürfen nur die tatsächlich geleisteten Projektstunden abgerechnet werden. Diese sind mittels Zeitaufzeichnungen nachzuweisen (siehe Überschrift "Zeitaufzeichnungen").
   

Zeitaufzeichnungen

Grundsätzlich müssen im Falle einer Kostenüberprüfung (z.B. Audit) die tatsächlich geleisteten Stunden mittels Zeitaufzeichnungen (engl. „time-sheets“) gegenüber der EU-Kommission nachgewiesen werden.
 
Die EU-Kommission stellt eine unverbindliche Vorlage zur Verfügung.
 
Folgende Mindestinhalte müssen jedenfalls in Ihren Horizon 2020-Zeitaufzeichnungen enthalten sein, unabhängig davon, welches Zeitaufzeichnungssystem Sie verwenden! 

• Projektname & -nummer
• voller Name des/r Projektpartners/in
• voller Name, Datum und Unterschrift des/r Mitarbeiters/in
• für das Projekt gearbeitete Stundenanzahl
• voller Name und Unterschrift des/r Vorgesetzten
• Referenz der durchgeführten Arbeit zu den Projektaufgaben ("action tasks") oder Arbeitspaketen laut Annex 1

Wichtige Details zu Zeitaufzeichnungen finden Sie im Annotated Model Grant Agreement (AGA), Seiten 179-180.

Konsortialvertrag

Neben dem Fördervertrag (engl. „Grant Agreement“); wird zwischen den Projektpartner:innen (engl. „Beneficiaries“) und der EU-Kommission abgeschlossen), muss auch ein Konsortialvertrag (engl. „Consortium Agreement“) zwischen den Projektpartner:innen untereinander abgeschlossen werden.
Auch dieser enthält wichtige Rechte und Pflichten (z.B. zu Haftung, Geheimhaltung, Geistiges Eigentum), die eingehalten werden müssen.
 

Nicht-Projektpartner:innen

Während das Projektkonsortium aus den Projektpartner:innen besteht, die in direkter Vertragsbeziehung mit der EU-Kommission stehen, gibt es auch die Möglichkeit, dass Dritte als Nicht-Projektpartner:innen an dem Projekt mitwirken. Diese sind jedoch im Gegensatz zu den Projektparter:innen gegenüber der EU-Kommission nicht haftbar.
 
Folgende Arten von Nicht-Projektpartner:innen stehen in Horizon 2020 optional zur Verfügung:

• Linked third parties (eigentums-/kontroll- oder sonstige rechtliche Verbindung zu einem/r Projektpartner:in)
• Subcontractors ((teilweise) Durchführung eines „action task“ laut Projektbeschreibung (Annex 1))
• Contractors (Zukauf unterschiedlicher Leistungen durch eine:n Projektpartner:in)
• Third parties providing in-kind contribution (Zurverfügungstellung von Personen- und/oder Sachleistungen an eine:n Projektpartner:in)
• International partners (inhaltliche Projektarbeit von Drittstaatenorganisationen ohne Förderung seitens der EU-Kommission)
• Third parties receiving financial support (nur bei ausdrücklicher Nennung im Arbeitsprogramm relevant; finanzielle Unterstützung von Nicht-Projektpartner:innen durch Projektpartner:in)
   

Hilfestellung

Die Kommunikation zwischen der EU-Kommission und dem Projektkonsortium findet über das "Funding & Tender Opportunities Portal“ (vormals: "Participant Portal") statt. Über diese elektronische Plattform wird das gesamte Projekt abgewickelt (z.B. Antragstellung, Berichterstattung, Zahlungsabwicklung).
 
Sämtliche Rechtsgrundlagen (z.B. General Model Grant Agreement) sowie Guidelines (z.B. Annotated Model Grant Agreement, Online Manual) und sonstige Vorlagen (z.B. Zeitaufzeichnungen) der EU-Kommission finden Sie bei den Reference Documents.
 

Kontakt und weiterführende Informationen

Für eine Basisberatung zu Rechts- und Finanzfragen sowie zum Funding & Tenders Opportunities Portal wenden Sie sich bitte an Ihre:n thematische:n NCP  bzw. an das Forschungsservice Ihrer Universität bzw. an diese Kontaktpersonen Ihrer außeruniversitären Forschungseinrichtung.

Bei rechtlichen und finanziellen Spezialfragen steht Ihnen das Team Recht & Finanzen des Bereiches "Europäische und Internationale Programme" zur Verfügung.

Weiterführende Detailinformationen zur Horizon 2020-Projektabrechnung finden Sie unter Rechts- und Finanzfragen in Horizon 2020.
 
Die FFG organisiert regelmäßig Informationsveranstaltungen sowie Trainings zu verschiedensten Themen, an welchen Sie im Rahmen der FFG-Akademie kostenlos teilnehmen können.
Das Team Recht & Finanzen organisiert ebenfalls kostenlose rechts- und finanzspezifische Veranstaltungen zu Horizon 2020.
 
Rechtliche und finanzielle Informationen zu Horizon 2020 sowie zum nachfolgenden Rahmenprogramm Horizon Europe erhalten Sie über den Newsletter "FFG: Europa und Internationales im Fokus".