Kostenleitfaden 2.1 - Frequently Asked Questions (FAQ)

Letzte Änderung am 1.9.2017
Inhaltsverzeichnis - FAQ zum Kostenleitfaden 2.1
  1. Allgemein
  2. Personalkosten
  3. Kosten für Anlagennutzung
  4. Sachkosten
  5. Drittkosten
  6. Reisekosten
  7. Gemeinkosten

1. Allgemein

  • Ist für die Einzelkosten ein Zahlungsnachweis zu erbringen?
    Ja, in Form eines Kontoauszugs bei Aufforderung bzw. bei der Prüfung vor Ort. Bei Sammelüberweisungen benötigen wir zusätzlich die Sammelüberweisungsliste.
     
  • Können kalkulatorische Kosten (Wiederbeschaffungswerte, kalkulatorische Zinsen oder Abschreibungen, etc.) angesetzt werden?
    Nein, der Ansatz von kalkulatorischen Kosten ist nicht möglich.
     
  • Werden elektronische Belege als Nachweis akzeptiert?
    Ja, mittels eines elektronisch archivierten Belegs.
     
  • Sind die Antworten in den FAQ rechtlich bindend?
    Nein, sie sind nicht rechtlich bindend. Die FAQ enthalten Erläuterungen zum Kostenleitfaden um Kostenkürzungen zu vermeiden.
     
  • Rechnungsstellung/Zahlung
    Die Leistungserbringung hat im Förderungszeitraum zu erfolgen. Das Rechnungs- und Zahlungsdatum kann in begründeten Ausnahmefällen bis drei Monate nach dem Förderungszeitraum sein.
     

2    Personalkosten

  • Wie sehen aussagekräftige projektbezogene Zeitaufzeichnungen aus?
    Indizien aussagekräftiger projektbezogener Zeitaufzeichnungen:
    • Erfassung der Projekttätigkeiten zu 100 % im Zeiterfassungssystem (auch Excel)
    • aussagekräftige Beschreibungen der Projekttätigkeiten
    • Verwendung einer einheitlichen Aufzeichnungssystematik für alle geförderten Projekte im gesamten Unternehmen
    • Angabe der Arbeitspakete
       

    Beispiel: Mindestanforderung projektbezogene Zeitaufzeichnung

    Name MitarbeiterIn:  Max Mustermann    
    FFG-Projekt: Musterprojekt          
           
    Datum    Tätigkeit    Arbeitspaket    Zeit (h)
    2.1.2016 Auswertung der Ergebnisse AP 2 5
    28.1.2016 Programmierung Modul 7 AP4 4
           
        Summe Monat Jänner 9

 

  • Anwesenheitszeiten als Jahresstundenteiler: Was sind die Anforderungen an ein geschlossenes Zeiterfassungssystem?
    Ein geschlossenes Zeiterfassungssystem lässt keine Doppelbuchungen und nachträgliche Änderungen zu. Daher sind z.B. Zeitaufzeichnungen auf Excel-Basis nicht zulässig. Die tatsächlichen Anwesenheitszeiten als Stundenteiler sind nur möglich, wenn die Systematik bei allen Mitarbeitern gleich ist.
     
  • Was ist die Ausgangsbasis für die Planung des Stundensatzes?
    Die Ausgangsbasis ist das Monats- bzw. Jahresbruttogehalt des letzten Geschäftsjahres. Angemessene Valorisierungen können vorgenommen werden.
     
  • Stundensatzberechnung: Sind die Überstundenpauschale, eine All-In-Vereinbarung und der Sachbezug zu berücksichtigen?
    Ja, laut geltendem Kostenleitfaden werden diese anerkannt.
     
  • Gilt der pauschale Jahresstundenteiler von 1.720 für eine 38,5- oder eine 40-Stunden-Woche?
    Der pauschale Jahresstundenteiler von 1.720 gilt bei Vollbeschäftigung, unabhängig davon ob 38,5- oder 40-Stunden-Woche.
     
  • Was ist zu beachten, wenn bei zeitlich überlappenden geförderten Projekten die Stundensätze mit unterschiedlichen Jahresstundenteilern berechnet werden?
  • Es muss gewährleistet sein, dass die für die überlappenden Förderungszeiträume abgerechneten Personalkosten pro ProjektmitarbeiterIn nicht höher sind als jene, die tatsächlich laut Jahreslohnkonto bezogen auf dieselben Zeiträume entstanden sind.
     
  • Wo finde ich die EU-Definition zu den Forschungseinrichtungen?
    Die Definition finden Sie auf unserer Homepage unter folgendem Link: https://www.ffg.at/sites/default/files/dok/anlage_2_amtsblatt_f_e_i_unionsrahmen.pdf
    "Einrichtung für Forschung und Wissensverbreitung“ oder „Forschungseinrichtung“ bezeichnet Einrichtungen wie Hochschulen oder Forschungsinstitute, Technologietransfer-Einrichtungen, Innovationsmittler, forschungsorientierte physische oder virtuelle Kooperationseinrichtungen, unabhängig von ihrer Rechtsform (öffentlich-rechtlich oder privatrechtlich) oder Finanzierungsweise, deren Hauptaufgabe darin besteht, unabhängige Grundlagenforschung, industrielle Forschung oder experimentelle Entwicklung zu betreiben oder die Ergebnisse derartiger Tätigkeiten durch Lehre, Veröffentlichung oder Wissenstransfer zu verbreiten. Übt eine derartige Einrichtung auch wirtschaftliche Tätigkeiten aus, muss sie über deren Finanzierung, Kosten und Erlöse getrennt Buch führen. Unternehmen, die beispielsweise als Anteilseigner oder Mitglied bestimmenden Einfluss auf eine solche Einrichtung ausüben können, darf kein bevorzugter Zugang zu den von ihr erzielten Ergebnissen gewährt werden.
     
  • Können auch Fachhochschulen (FH) und ihre Forschungstöchter/Transfergesellschaften den Stundenteiler von 1.290 anwenden und was sind die Anforderungen?
    Dieser Stundenteiler gilt für Forschungseinrichtungen gemäß EU-Definition, daher – bei Erfüllung der Voraussetzungen – auch für FH bzw. deren Forschungstöchter.
    Wird ein Projekt von einer FH eingereicht, so kann ein Stundenteiler von 1.290 für alle ProjektmitarbeiterInnen angewandt werden. Alle Voraussetzungen für die Anwendung des niedrigeren Stundenteilers müssen gegeben sein.
    Wird ein Projekt von einer Forschungstochter/Transfergesellschaft der FH eingereicht und arbeiten ProjektmitarbeiterInnen, die an der FH angestellt sind, mit, so ist für diese ProjektmitarbeiterInnen der gültige Stundenteiler der FH anzuwenden.
     
  • Was sind die Voraussetzungen für die Anwendung des Stundenteilers von 1.290?
    • Es muss sich um eine Forschungseinrichtung gemäß EU-Definition handeln.
    • Der Jahresstundenteiler ist für alle MitarbeiterInnen und Projekte der Organisation, die von der FFG gefördert werden, anzuwenden.
    • Es muss nachgewiesen werden, dass für MitarbeiterInnen, die an mehreren geförderten Projekten beteiligt sind, in Summe nicht mehr als 1.290 Projektstunden pro Jahr verrechnet werden.
    • Es müssen nachvollziehbare Zeitaufzeichnungen über die gesamte Tätigkeit pro MitarbeiterIn vorliegen.
    • Die Agenden zur Unterstützung der Forschungstätigkeit der Forschungseinrichtung sind als Differenz auf den pauschalen Jahresstundenteiler von 1.720 Stunden (z.B. für Verbreitung von Forschungs-Know-how, wissenschaftliche Fortbildung) mittels Zeitaufzeichnungen zu dokumentieren. Diese Tätigkeiten müssen außerhalb von geförderten Projekten erbracht werden.
    • Die Differenz zwischen 1.290 und 1.720 Stunden muss jedenfalls außerhalb von geförderten Projekten erbracht werden. Diese Stunden sind zur Unterstützung der Forschungs- und Innovationstätigkeit der Forschungseinrichtung (z.B. für jegliche Art der Verbreitung von Forschungs-Know-how, wissenschaftliche Fortbildung) zu verwenden.
    • Zu den geförderten Projekten zählen alle nationalen und internationalen Projekte. Reine Drittleistungen (auch im Rahmen von geförderten Projekten) sind nicht zu berücksichtigen. Da beim Innovationsscheck die erbrachten Leistungen der Forschungseinrichtung direkt mit der FFG abgerechnet werden, sind diese zu den geförderten Projekten zu rechnen.
       
  • Dürfen bei der Planung Kostenstellensätze angesetzt werden?
    Pauschale Kostenansätze (auf Basis der Kostenstellen) sind nur unter bestimmten Voraussetzungen und im definierten Ausmaß möglich:
    • Die Kosten gemäß Kostenrechnungssystemen dürfen nicht höher als die Ist-Kosten sein.
    • Es muss ein geschlossenes und konsistentes ERP- (Enterprise-Ressource-Planning) System vorliegen.
    • Es dürfen weder Gewinnzuschlag noch nicht förderbare Kostenpositionen enthalten sein.
    • Ein zusätzlicher Gemeinkostenzuschlag darf bei keiner Kostenkategorie angesetzt werden.
  • Beim Antrag sind Plankostensätze anzusetzen. Das sind entweder Stundensätze auf individueller Basis (z.B. Vorjahres-Ist-Werte) oder Durchschnittsstundensätze. Als Durchschnittsstundensatz kann ein interner Planwert oder ein Planwert auf Basis der Vorjahres-Ist-Werte angesetzt werden. Als Nachweis dafür, dass die auf diese Weise abgerechneten Personalkosten nicht höher sind als die Ist-Kosten, ist im Zuge der Projektabrechnung auf Aufforderung eine Kalkulation der Ist-Personalkosten (Stundensätze auf individueller Basis) auf Projektebene vorzulegen.
     
  • Gilt die Maximalsumme von EUR 68.800,-- nur für einen mitarbeitenden Gesellschafter (ohne Gehaltsnachweis)?
    Ja, dieser Maximalbetrag gilt für jeden einzelnen mitarbeitenden Gesellschafter pro Jahr (Änderung zu Kostenleitfaden 2.0).
     
  • Ist in der Maximalsumme von EUR 68.800,-- für mitarbeitende Gesellschafter (ohne Gehaltsnachweis) der Gemeinkostenzuschlag bereits enthalten?
    Nein, in der Maximalsumme ist kein Gemeinkostenzuschlag enthalten.
     
  • Ist im Pauschalstundensatz von EUR 40,-- für mitarbeitende Gesellschafter der Gemeinkostenzuschlag bereits enthalten?
    Nein, im Pauschalstundensatz ist kein Gemeinkostenzuschlag enthalten.
     
  • Können Gesellschafter mit einer Beteiligung von bis zu 25 % an einer Kapitalgesellschaft auch Personalkosten geltend machen?
    Ja, wenn kein Beschäftigungsverhältnis besteht, kann der Pauschalstundensatz von EUR 40,-- (exkl. Gemeinkosten) angesetzt werden.
     
  • Mit welchem Stundensatz sind Vereinsfunktionäre anzusetzen?
    Bei Vorliegen eines Beschäftigungsverhältnisses und damit eines Gehaltsnachweises sind die Vereinsfunktionäre nach denselben Regeln wie angestellte ProjektmitarbeiterInnen zu behandeln. Liegt kein Beschäftigungsverhältnis vor, kann ein Pauschalstundensatz von maximal € 40,-- (exkl. GKZ) pro Stunde angesetzt werden. Dieselbe Regelung gilt auch für Vereinsfunktionäre, die Honorarnoten legen.

 

3. Kosten für Anlagennutzung

  • Was bedeutet, „die Gesamtnutzungsdauer ist grundsätzlich laut Anlagenverzeichnis anzugeben“?
    Das bedeutet, dass gegebenenfalls die Gesamtnutzungsdauer im Zuge der Prüfung auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer angepasst wird.
     
  • Wann sind Maschinenstundensätze und wann ist die Abschreibung anzusetzen?
    Wenn die Anlage bereits zur Gänze abgeschrieben wurde, ist nur mehr eine Abrechnung über den Maschinenstundensatz (ohne Abschreibungstangente) möglich. Wenn noch ein Restbuchwert im Anlagenverzeichnis ausgewiesen wird, ist beides möglich.
     
  • Maschinenstundensatz: Was sind spezifisch geschulte Personen?
    Das sind Personen, welche für die fachgerechte Bedienung der Maschine erforderlich sind.
     
  • Maschinenstundensatz: Was sind Hilfs- und Betriebsmittel?
    Dabei handelt es sich um Materialien, die für den laufenden Betrieb der Anlage notwendig sind (z.B. Schmiermittel, Kühlmittel).
     
  • Maschinenstundensatz: Wie können Hilfs- und Betriebsmittel, die einer Maschine nicht klar zugeteilt werden können (z.B. Gase), auf mehrere Maschinen aufgeteilt werden?
    Sie müssen die Aufteilung mittels eines nachvollziehbaren Verteilungsschlüssels nachweisen können.
     
  • Maschinenstundensatz: In welchen Fällen können Energiekosten angesetzt werden?
    Voraussetzung dafür ist, dass sie eine eindeutige Zuordnung zu den abgerechneten Maschinen nachweisen können.
     
  • Wie kann man die Kosten aufteilen, wenn ein Wartungsvertrag für mehrere Maschinen vorliegt?
    Sie müssen die Aufteilung mittels eines nachvollziehbaren Verteilungsschlüssels nachweisen können.
     
  • Wie muss die Aufzeichnung der Betriebsstunden (Anlagennutzung pro Kalenderjahr) aussehen?
    Die Aufzeichnung muss die Maschinenbezeichnung, die Projektzuordnung und die Betriebszeitenenthalten.
     
  • Sind in den Maschinenstundenteiler auch die Rüstzeiten einzubeziehen?
    Wenn die Rüstkosten in der Maschinenstundensatzberechnung enthalten sind, sind die Rüstzeiten auch im Maschinenstundenteiler zu berücksichtigen.
     
  • Laborstundensatz
  • Unter welchen Voraussetzungen kann für eine Laboreinheit (z.B. Chemielabor, Maschinencluster) ein Stundensatz angesetzt werden?
    • Die Berechnungsmethode des Laborstundensatzes ist vor erstmaliger Anwendung bereits in der Antragsphase mit der FFG/Projektcontrolling & Audit abzustimmen.
    • Für räumlich oder inhaltlich geschlossene größere Einheiten mit mehreren Anlagen.
    • Die Anlagen werden für die Forschung eingesetzt.
    • Die Anlagen sind als eigene Kostenträger/Kostenstelle einzurichten.
    • Die Erfassung der Projektstunden und der Anwesenheitszeiten muss in einem geschlossenen Zeiterfassungssystem erfolgen.
    • Eine Änderung der Berechnungssystematik ist vom Förderungsnehmer ausreichend zu begründen und mit der FFG/Projektcontrolling & Audit abzustimmen (z.B. Reduktion der Labormitarbeiter).
       
  • Welche Kosten können für die Berechnung des Laborstundensatzes für die Laboreinheiten einbezogen werden?
    • Es gilt der Kostenleitfaden in der jeweils gültigen Version.
    • Es sind die IST-Kosten des letzten abgeschlossenen Geschäftsjahres heranzuziehen.
    • Typische Kosten sind: Abschreibungen; Mieten; Betriebskosten; Hilfs- und Betriebsstoffe; Kosten für Wartung und Instandhaltung (u.a. auch Personalkosten).
    • Gemäß Anlagenverzeichnis ist die Abschreibung auf Basis der unternehmensrechtlichen Abschreibungsdauer anzusetzen; bereits geförderte Anlagen bzw. Anlagenteile können nicht berücksichtigt werden.
    • Es sind plausible Verteilungsschlüssel zu verwenden (für Miete, Betriebskosten, Hilfs- und Betriebsstoffe, Energie).
    • Instandhaltung und Reparatur sind direkt zuzuordnen.
       
  • Wie ist der Stundenteiler für die Laboreinheit zu berechnen?
    • Es sind die IST-Anwesenheitszeiten des letzten Geschäftsjahres, aller ProjektmitarbeiterInnen, die der/dem Laboreinheit/Maschinencluster zugeordnet sind, als Stundenteiler heranzuziehen.
    • Eine Liste mit den Personen, die einer/m Laboreinheit/Maschinencluster zugeordnet sind, ist an die FFG zu übermitteln.
       
  • Wie ist der Ablauf für die Festsetzung des Laborstundensatzes?
    • Die Berechnung ist unter Berücksichtigung der Vorgaben in Excel-Format zu erstellen und inkl. Berechnungsgrundlagen (Auszüge aus ERP-System, Zeiterfassung) an die FFG/Projektcontrolling & Audit zu übermitteln.
    • Nach Prüfung der Unterlagen und allfälliger Rückfragen wird die Systematik der Laborstundensatzberechnung durch die FFG festgesetzt. Dem Förderungsnehmer wird der festgelegte Laborstundensatz mitgeteilt.
       
  • Wie ist der Laborstundensatz im Kostenplan und in der Abrechnung anzusetzen?
    • Der Laborstundensatz ist unter der Kostenart „Kosten für Anlagennutzung“ unter „Kalkulation in Stunden“ anzusetzen.
    • Die Stunden für die Ermittlung der Kosten für Anlagennutzung ergeben sich aus den Projektstundenaufzeichnungen der MitarbeiterInnen, die der/dem Laboreinheit/Maschinencluster zugeordnet sind.
    • Die Voraussetzung für den Ansatz von Laborstunden ist, dass diese auch im gegenständlichen Projekt erforderlich sind, daher ist es notwendig die Bezeichnungen der Labore/Maschinencluster anzugeben.
    • Die Nutzung ist im Antrag zu begründen.
    • In der Abrechnung sind die Stundensätze jährlich auf Basis der Ist-Kosten des letzten abgeschlossenen Geschäftsjahres anzusetzen.
    • Im Zuge der Prüfung einer Abrechnung werden die Stundensätze auf Basis von Stichproben geprüft. Ebenso werden Plan-/IST-Abweichungen hinterfragt.

 

4. Sachkosten

  • Was sind geringwertige Wirtschaftsgüter?
    Alle selbständigen Anlagengüter bis zu EUR 400,-- netto.
     
  • Wie müssen Lagerabfassungen nachgewiesen werden?
    Sie müssen die Lagerabfassungen mittels Lagerentnahmescheinen, die in der Buchhaltung erfasst wurden, nachweisen.
     
  • Ansatz Prototyp: Was bedeutet „Verwertung“?
    Das bedeutet u.a. der Verkauf, die Verwendung in der Produktion und Nutzung in einem weiteren Forschungsprojekt.
     
  • Ansatz Prototyp: Wann kann ich einen Prototyp zur Gänze abrechnen?
    Kosten für Prototypen, die nach dem Förderungszeitraum nicht mehr genutzt werden (z.B. Abnutzung durch Projektnutzung, Verwendung ausschließlich für Demo- und Marketingzwecke, u.ä.), sowie mit Darlehen geförderte Prototypkosten können zur Gänze abgerechnet werden und sind als Sachkosten anzusetzen. Etwaige bezogene Leistungen Dritter, die zur Herstellung des Prototyps dienen, sind unter Drittkosten darzustellen.

 

5. Drittkosten

  • Können Kosten im Zusammenhang mit Patenten abgerechnet werden? 
    Kosten der Erstanmeldung und Recherche sind prinzipiell förderbar. Patenterhaltungskosten sind nicht förderbar. Falls einzelne Instrumente diese Kosten anerkennen, ist dies in den jeweiligen Instrumenten-/Ausschreibungsleitfäden erläutert.
     
  • Wie werden komplexe Drittleistungen beurteilt? Z.B. im Projekt wurde ein Fahrzeug entwickelt und gebaut. Der Motor dazu wurde bei einem anderen Unternehmen zugekauft. Die Entwicklung des Motors war aufwendig, es ist kein Standardprodukt. Wo sind diese Kosten auszuweisen?
    Die Beurteilung darüber erfolgt im Einzelfall.

 

6. Reisekosten

  • Darf ich Reisekosten für 1.Klasse / Business Class Flugtickets abrechnen?
    Nein, es ist die wirtschaftlichste Reisevariante zu wählen. 1. Klasse / Business Class Zugtickets, die mit ÖBB Vorteilscard bezahlt wurden, können abgerechnet werden.
     
  • Darf ich die Kosten für die ÖBB-Vorteilskarte abrechnen?
    Nein, es ist kein ausschließlicher Projektbezug gegeben.
     
  • Darf ich Verpflegungskosten abrechnen?
    Nein, diese sind mit den Diäten abgedeckt.
     
  • Wie ist die Dokumentationspflicht bei Nutzung eines Firmen-PKW?
    Es ist grundsätzlich ein Fahrtenbuch zu führen.
     
  • Dürfen Reisekosten für ProjektmitarbeiterInnen, die nicht in den Personalkosten aufscheinen, abgerechnet werden?
    Das ist möglich, wenn nachgewiesen wird, dass diese Personen beim Förderungsnehmer beschäftigt sind und nachweislich am Projekt mitgearbeitet haben. Reisekosten von Dritten sind unter Drittkosten abzurechnen.

 

7. Gemeinkosten

  • Kann auch ein individueller Gemeinkostenzuschlagssatz abgerechnet werden?
    Nein, der pauschalierte Wert von 25% auf Personal-, Sach - und Reisekosten ist anzuwenden.
     
  • Unter den Gemeinkosten sind die durch die Pauschale abgedeckten Kosten angeführt. Dürfen speziell für das Projekt anfallende Kosten trotzdem als Einzelkosten anerkannt werden?
    Wenn für das Projekt Kosten geplant sind, die über das betriebsübliche Ausmaß hinausgehen (spezielle Hard- und Software, angemietete Gebäude für Anlagen, Transportkosten, etc.), können diese im Antrag mit Begründung angesetzt werden.

Die FAQ werden zu allgemeinen Informationszwecken zur Verfügung gestellt und dürfen nicht als vollständig oder für jede Situation anwendbar angesehen werden. Sie stellen die Meinung und Auslegung der FFG dar und haben keine rechtliche Bindung.