Frequently Asked Questions zum erweiterten eCall

Der eCall bietet ab 1.9.2015 ein neues Design und erweiterte Funktionen wie den MitarbeiterInnen-Pool und die BenutzerInnenverwaltung. Das Herzstück ist die Online-Erfassung und Validierung aller Kosten, das bedeutet den vollständigen Ersatz des Kostenplans, welcher bisher im Anhang als Excel-File hochgeladen wurde.

Die neue Funktionalität ersetzt den Upload des Kostenplans bei allen Ausschreibungen. Vereinzelt können aufgrund von spezifischen Ausschreibungsregelungen noch Kostenpläne verwendet werden. Bitte beachten Sie daher immer genau die Anforderungen im Ausschreibungsleitfaden. Unverändert bleibt die Vorgehensweise bei Kleinstförderungen, hier ist weiterhin kein Kostenplanerforderlich.

Die Kostenabrechnung wird - analog zur Online-Erfassung – für alle im neuen Modell gestarteten Projekte (d.h. ab 1.9.2015 startende Ausschreibungen) ebenfalls direkt im eCall stattfinden. Dazu können die Daten, die bereits mit der Einreichung im System erfasst wurden, wieder bequem herangezogen werden.Die inhaltliche Berichterstattung wird weiterhin mit einer Word-Vorlage erstellt und als PDF im eCall hochgeladen. Laufende Projekte werden nicht umgestellt.

Die Projektbeschreibung wird weiterhin mit einer Word-Vorlage erstellt und als PDF im eCall hochgeladen.

Ja, ab 1.9.2015 wird der gesamte eCall auf das neue Layout umgestellt.

Für bereits eingereichte Projekte ändert sich im Ablauf nichts. Projekte, die mit einem Kostenplan im Excel Format eingereicht wurden, führen auch die Abrechnung mit einem Abrechnungsformular im Excel Format durch. Das Design und die neuen Funktionalitäten im eCall sind ab 1.9. auch für sie ersichtlich, aber innerhalb des Projekts bleiben die Inhalte, Menüpunkte und Funktionalitäten gleich.

Für Programme mit definierter Einreichfrist bleiben die Bedingungen bis zum Ende der Ausschreibung unverändert. Ausschließlich nach dem 1.9. startende Ausschreibungen beginnen mit der online Kostenerfassung.

Bei Programmen mit laufender Einreichmöglichkeit (z.B. Basisprogramme) können begonnene Anträge bis Ende September fertiggestellt werden.

Für bereits genehmigte Projekte gilt dasselbe wie für eingereichte und laufende Projekte. An den Funktionen im Projekt wird nichts verändert. Die neue Oberfläche im eCall wird aber auch hier ab 1.9. sichtbar.

Ja.

Nein, die Adresse lautet auch weiterhin https://ecall.ffg.at.

Die Kosteneingabe für Ihr Projekt erfolgt direkt im eCall im Bereich „Kosten und Finanzierung“. Hier können Sie die entsprechenden Kostendetails den entsprechenden Karteireitern zuordnen.

Nein, dies ist nicht verpflichtend. Der Konsortialführende kann die Kosteneingabe an alle oder einzelne Partner:innen selektiv delegieren. Damit kann dem Wunsch nach Vertraulichkeit der Partner:innen nachgekommen werden. Bitte beachten Sie, dass auch bei verteilter Kosteneingabe die Verantwortung zur Projekteinreichung und der Einhaltung aller Regeln für das gesamte Konsortium immer beim Konsortialführenden liegt.

In der Antragsphase gibt es die Möglichkeit Plankostensätze (basierend auf einem Durchschnitt von mehreren Stundensätzen) zu verwenden. In der Abrechnungsphase erlaubt die Rechteverwaltung der Benutzeraccounts eine Einschränkung der Sichtbarkeit der personenbezogenen Daten.

Mit der Online-Kostenerfassung sehen alle Projektpartner:innen immer sofort eine aktualisierte, aggregierte Kostenübersicht über das gesamte Projekt. Das ist unabhängig davon, ob sie selbst ihre Kosten eingegeben, oder die Konsortialführung. Die Stundensätze von anderen Organisationen sind ausgeblendet, sichtbar sind die jeweiligen Kostensummen in aggregierter Form. Auf diese Weise haben alle Beteiligten einen transparenten Überblick für die gesamte Projektlaufzeit.

Der eCall prüft verschiedene Daten gleich direkt im Rahmen der Eingabe. Das können z.B. Angaben zu den Kosten, der Förderung oder auch Daten zur Organisationsform von Konsortialpartner:innen und deren Rolle im Projekt sein. Erkennt der eCall dabei Abweichungen gegenüber den Vorgaben, wie sie die einzelnen Ausschreibungen verlangen, bekommen Sie sofort eine entsprechende Meldung.

Eine Fehlermeldung kann ein Hinweis für Sie sein, dass eine Abweichung vorliegt, oder tatsächlich eine starke Regelverletzung der Ausschreibungsregelungen. Regelverletzungen müssen jedenfalls behoben werden, um Ihren Antrag abschließen zu können. Solche Regelverletzung führten in der Vergangenheit zu einer „Ablehnung aus Formalgründen“, was durch die automatische Überprüfung bei der Antragstellung verhindert werden soll. Das System beschreibt Ihnen im unteren Seitenbereich unter dem Punkt „Ergebnisse der Regelprüfung“ die Art des Fehlers, sodass Sie sofort darauf reagieren können.

Unter dem Reiter „Finanzierung“ im Bereich „Kosten und Finanzierung“ können Sie Ihren Förderbeitrag beantragen sowie etwaige Ausfinanzierungsleistungen angeben.

Das System der Förderung ist so konzipiert, dass jede Organisation automatisch die maximal zulässige Förderung unter dem Reiter „Finanzierung“ vorgeschlagen bekommt. Sie können diesen Wert aber selbst ändern und gegebenenfalls nach unten korrigieren.

Wie bisher kann ein Konsortialprojekt erst dann abgeschlossen werden, wenn alle Partner:innen ihren eigenen Partnerantrag abgeschlossen haben. Den Status der Eingaben bzw. der Einreichung ihrer Projektpartner:innen sehen Sie in der Konsortialübersicht am ersten Übersichtsreiter (Status).

Durch die größere Flexibilität der geteilten Kosteneingabe kann die Eingabe aller Daten rascher erfolgen als bisher, sich aber auch verzögern, je nachdem wie Projekte organisiert sind. In jedem Fall raten wir, rechtzeitig darauf zu achten, dass nicht nur alle Partner:innen ihre Anträge bearbeiten und auch abschließen, sondern auch noch Zeit für mögliche Korrekturschleifen innerhalb des Konsortiums bleibt.

Alle Mitarbeiter:innen einer Organisation können in Zukunft in einem „MitarbeiterInnen-Pool“ zentral in den Organisationsdaten angelegt und verwaltet werden. Von dort aus können sie flexibel für jede Projekteinreichungen herangezogen werden.

Der eCall bietet auch die Möglichkeit einer Importfunktion, um Daten aus organisationseigenen IT-Systemen in den Mitarbeiter:innen-Pool zu importieren. Eine Vorlage für eine entsprechende Tabellenstruktur ist im eCall bei der Import-Funktion hinterlegt.

Zur Eingabe der Personen der eigenen Organisation kann der Mitarbeiter:nnen-Pool genutzt werden. Wichtig dabei ist, dass die Daten im Pool aktuell gehalten bzw. vor dem Beginn eines Projektes aktualisiert werden.

Sofern der Konsortialführende die Kosteneingabe für einen oder mehrere Partner:innen übernimmt, stehen zwei Möglichkeiten zur erleichterten Eingabe der Personalkosten zur Verfügung

• Einerseits können die vom/von jeweiligen Partner:in im eigenen Mitarbeiter:innen-Pool angelegten Plankostensätze (auf Durchschnittsbasis) verwendet werden. Bei Eingabe der Kosten in der Partnermaske werden diese auf Ebene der Plankostensätze angezeigt und können vom Konsortialführer zur Eingabe herangezogen werden. Konkrete Stundensätze und Mitarbeiter:inneninformationen können vom Konsortialführenden nicht eingesehen und übernommen werden.
• Andererseits können Partner:innen die Grunddaten ihrer Projektmitarbeitenden in einem Import-Sheet definieren und das file dem Konsortialführenden schicken. Dieser kann somit die Mitarbeiter:innen der Partner:innen auf Projektebene importieren.

Mit einer „Spreadsheet“-Ansicht (Kalkulationstabelle) können die Stundenanzahlen innerhalb eines Konsortialpartners/einer Konsortialpartnerin einfach überblickt und modifiziert werden.

Überschreiben Änderungen im Mitarbeiter:innen Pool die Werte auf Projektebene?

Solange eine Person nur einem Projekt zugeteilt ist, greifen Änderungen der Personendaten immer auf beide Ebenen zu, auf den MitarbeiterInnen-Pool und das Projekt. Ist eine Person bereits in mehreren Projekten zugeteilt, dann können bestimmte Personendaten, wie z.B. die Funktionsgruppe oder der geplante Stundesatz, nur mehr im Mitarbeiter:innen-Pool geändert werden. Bei Projekten der Antragsphase (d.h. noch nicht eingereicht) können nachträgliche Änderungen der Pool-Daten im Bedarfsfall gezielt in die Projektebene übernommen werden.

Ja, eine neue Funktion im eCall ist die so genannte Accountverwaltung. Damit können mehrere Benutzeraccounts eines Unternehmens zusammengefasst bzw. einem Unternehmen zugeordnet werden. Dies ermöglicht ihnen, dass mehrere Personen eines Unternehmens Projekte einreichen, verwalten und bearbeiten können.

Um einen Accountverbund anlegen zu können bedarf es eines so genannten Masteraccounts. Dafür tritt ein/e Benutzer:in einer Organisation aktiv mit der FFG über den Bereich Benutzer:innenverwaltung in Verbindung und wird durch Unterfertigung eines kurzen Formulars zum verifizierten Masteraccount.

Der Masteraccount kann mit einer Benutzerverwaltung jedem einzelnen Account, der im Accountverbund aufscheint, verschiedene Rechte zuordnen und damit bestimmen, was und welche Projekte eingesehen bzw. bearbeitet werden können.

Ja, jedem Projekt können mehrere Leser:innen, Projektbearbeiter:innen oder sogar Projektleiter:innen zugeordnet werden. Die einzelnen Projektinhalte im eCall sind aber jeweils nur für eine/n Benutzer:in gleichzeitig bearbeitbar.

Ja, jedem Projekt können beliebig viele Leser:innen innerhalb des Account-Verbunds zugeordnet werden. Der Master und der/die Projektleiter:in können diese Zuordnung treffen.

Der Master kann diese Leserechte auch global über alle Projekte der Organisation vergeben.

Die Benutzer:innenverwaltung hat zwei unterschiedliche Ausprägungen. In einem Basismodell können vom Master den Benutzeraccounts zwei verschiedene Rollen bzw. Rechte (Benutzerverwaltung und Projektbearbeitung), vergeben werden. In einem erweiterten Modell werden die einzelnen Berechtigungen noch weiter aufgeteilt und erlauben eine feinere Einstellung, je nach Bedarf.

Ja, der gegenüber der FFG verifizierte und seitens seiner Geschäftsleitung autorisierte Masteraccount kann derartige Berechtigungen vergeben, sodass auch andere Accounts über die Rechte eines Masteraccounts verfügen. Diese Möglichkeit sollte gut überlegt werden, kann aber durchaus Sinn machen, zum Beispiel für Vertretungszwecke.

Der oder die Masteraccount(s).

Im Prinzip ja, allerdings muss dann jeder Account seine Stammdaten und seinen Mitarbeiter:innen-Pool getrennt warten.