Zahlungsfluss laut Fördervertrag
Laut Fördervertrag (engl. Grant Agreement (GA)) ist der/die Koordinator:in verpflichtet, die erhaltenen Zahlungen „ohne ungerechtfertigte Verzögerung“ an die anderen Beneficiaries weiterzuleiten.
Diese Regel gilt jedoch nur, sofern im Konsortialvertrag keine abweichenden Vereinbarungen getroffen wurden. In der Praxis werden im Konsortialvertrag meist detaillierte Regelungen zur Verteilung und zu den Voraussetzungen für Zahlungen vereinbart.
Typische Regelungen im Konsortialvertrag
Der Konsortialvertrag bietet dem Konsortium einen großen Gestaltungsspielraum. Finanzielle Fragen werden in der Regel durch ein Konsortialgremium (z.B. General Assembly) entschieden. In den meisten Fällen vereinbart das Konsortium einen sogenannten "Zahlungsplan", der einen eigenen Verteilungsschlüssel festlegt, sodass die EU-Förderung intern anders aufgeteilt wird, als entsprechend den tatsächlich abgerechneten und anerkannten Kosten. Häufig werden u.a. folgende Punkte geregelt:
- Aufteilung der Vorfinanzierung („pre-financing“): Die Verteilung kann vom Budgetanteil der einzelnen Beneficiaries abweichen. In manchen Fällen erhalten einzelne Partner zunächst geringere Beträge oder gar keine Vorfinanzierung.Oft wird die Vorfinanzierung in mehreren Tranchen ausbezahlt (z.B. abhängig von Zeitpunkten oder nachgewiesenem Projektfortschritt).
- Leistungsabhängige Zahlungen: Werden vereinbarte Aufgaben nicht wie geplant erfüllt, können weitere Zahlungen zurückgehalten werden.
- Begrenzung auf Budgetanteile: Häufig ist vorgesehen, dass ein Beneficiary maximal jenen Betrag erhält, der ihm gemäß aktuellem Projektbudget zusteht.
Hinweis: Dieses „aktuelle Budget“ kann von Annex 2 des Fördervertrages abweichen, da Budgetumschichtungen nicht immer eine Vertragsänderung erfordern.
- Umgang mit Überschüssen am Projektende: Nicht ausgeschöpfte Mittel können unter bestimmten Voraussetzungen an jene Beneficiaries verteilt werden, die mehr Kosten hatten als ursprünglich budgetiert.
Folgender unverbindlicher Formulierungsvorschlag für eine solche Vereinbarung wurde uns freundlicherweise von der Salzburg Research Forschungsgesellschaft zur Verfügung gestellt:
A Party that spends more than its allocated share of the budget as set out in the Consortium Plan will be funded as follows:
- Funding in accordance with its duly eligible costs up to their allocated share of budget will be reimbursed in full.
- Funding in accordance with its duly eligible costs exceeding the allocated share of budget will be reimbursed proportionally on condition that such funds are available at the end of the project (e.g. budget not spent by other partners).
Such reimbursement will be calculated as follows:
- If the total amount of budget overspending is lower than the total amount of budget not spent the individual budget overspendings will be funded in full.
- If the total amount of budget overspending exceeds the total amount of budget not spent the redistribution will be calculated using the following formula: Total amount of budget not spent / total amount of budget overspending = percentage of individual budget overspending that will be paid to partner. Any other mode of calculation requires a majority decision of the General Assembly.
Wichtiger Hinweis
Aufgrund des großen Gestaltungsspielraums im Konsortialvertrag sollten insbesondere die finanziellen Regelungen vor der Unterzeichnung sorgfältig geprüft werden. Diese können erhebliche Auswirkungen auf Liquidität, Risiko und interne Mittelverteilung im Projekt haben.