Im Konsortialvertrag kann jedes Projektkonsortium eigene Regelungen bezüglich Aufteilung und Weiterleitung der Zahlungen der EU-Kommission/Förderagentur durch den/die Koordinator:in vereinbaren.
Laut Grant Agreement (GA) ist der/die Koordinator:in verpflichtet, die Zahlungen der EU-Kommission/Förderagentur „ohne ungerechtfertigte Verzögerung“ zu verteilen. Das gilt aber nur, wenn das Konsortium im Konsortialvertrag (CA) keine anderen Vereinbarungen getroffen hat.
So kann das CA regeln, dass einzelne Beneficiaries einen größeren oder kleineren Teil der Vorfinanzierung ("pre-financing") erhalten, als es ihrem prozentuellen Anteil am Budget entspricht, oder, dass einzelne Beneficiaries gar keine Vorfinanzierung ausbezahlt bekommen. Häufig wird auch ein Zahlungsplan für die Überweisung der Vorfinanzierung in mehreren Raten vereinbart (d.h. ein Teil der Vorfinanzierung wird dann erst nach einer gewissen Zeit und/oder nachgewiesenen Arbeitsfortschritten überwiesen). Führen Beneficiaries ihre Aufgaben nicht wie geplant durch, werden die weiteren Zahlungen zurückgehalten.
Zumeist ist im CA geregelt, dass jeder Beneficiary maximal so viel Geld erhält, wie ihm nach der aktuellen Fassung des Projektbudgets zusteht (Bitte beachten: Dieser Anteil entspricht nicht unbedingt jenem im Annex 2 des GA, da nicht für alle Budgetumschichtungen eine Vertragsänderung notwendig ist). Ergibt sich aufgrund dieser Regelung bei der Verteilung der Schlusszahlung ("final payment") ein Überschuss, kann dieser unter jenen Beneficiaries aufgeteilt werden, die mehr Geld verbraucht haben als budgetiert.
In den meisten CAs ist vorgesehen, dass über alle finanziellen Fragen ein Gremium abstimmt. Es ist aber auch möglich, eine Vereinbarung über die Aufteilung eines allfälligen Überschusses zu Projektende in das CA aufzunehmen.
Folgender unverbindlicher Formulierungsvorschlag für eine solche Vereinbarung wurde uns freundlicherweise von der Salzburg Research Forschungsgesellschaft zur Verfügung gestellt:
A Party that spends more than its allocated share of the budget as set out in the Consortium Plan will be funded as follows:
- Funding in accordance with its duly eligible costs up to their allocated share of budget will be reimbursed in full.
- Funding in accordance with its duly eligible costs exceeding the allocated share of budget will be reimbursed proportionally on condition that such funds are available at the end of the project (e.g. budget not spent by other partners).
Such reimbursement will be calculated as follows:
a. If the total amount of budget overspending is lower than the total amount of budget not spent the individual budget overspendings will be funded in full.
b. If the total amount of budget overspending exceeds the total amount of budget not spent the redistribution will be calculated using the following formula: Total amount of budget not spent / total amount of budget overspending = percentage of individual budget overspending that will be paid to partner. Any other mode of calculation requires a majority decision of the General Assembly.
Im CA kann auch ein eigener Aufteilungsschlüssel für die gesamte EU-Förderung vereinbart werden. Das bedeutet, dass die Förderung konsortiumsintern anders aufgeteilt wird, als es den von den einzelnen Beneficiaries abgerechneten und von der EU-Kommission/Förderagentur anerkannten Kosten entspricht.
Aufgrund des erheblichen Gestaltungsspielraums des Konsortiums empfiehlt es sich im eigenen Interesse, insbesondere die finanziellen Regeln im CA vor der Unterzeichnung genau zu prüfen.
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