Arten von Audits
Es gibt verschiedene Arten von Audits, die sowohl unterschiedliche Zwecke haben, als auch von unterschiedlichen Stellen durchgeführt werden:
Certificate on the Financial Statements (CFS) - 1st Level-Audit
Nähere Informationen zum sogenannten "1st Level-Audit" finden Sie auf unserer Themenseite "Certificate on the Financial Statements (CFS)".
Audit durch die EU-Kommission - 2nd Level-Audit
Dieses Audit wird entweder von der Europäischen Kommission selbst oder von beauftragten externen Prüfstellen durchgeführt. Der Fokus liegt in der Regel auf der Überprüfung der finanziellen Abwicklung, kann aber auch technische oder administrative Aspekte umfassen.
Wichtig:
- Auch Dritte/Nicht-Projektpartner:innen (engl. third parties) können geprüft werden. Beneficiaries müssen daher sicherstellen, dass die EU-Kommission diese Prüfrechte gegenüber den Dritten ausüben kann.
- Werden nicht förderfähige Kosten festgestellt, können diese zurückgefordert oder mit zukünftigen Zahlungen verrechnet werden.
- Bei systematischen Fehlern können die Prüfergebnisse auf andere Projektperioden oder sogar andere EU-Projekte des Beneficiary ausgeweitet werden (engl. „extension of findings“).
- Audits können auch weitere finanzielle oder administrative Konsequenzen nach sich ziehen.
Die im Rahmen eines Audits während der Projektlaufzeit entstehenden Kosten sind grundsätzlich förderfähig.
Ablauf:
Das Audit folgt in der Regel diesem Ablauf:
- Ankündigung durch die EU-Kommission (engl. Letter of Announcement (LoA)) über das Funding & Tenders Opportunities Portal
- Unterlagenprüfung (engl. „desk review“) durch die EU-Kommission bzw. die externe Auditfirma
- ggf. Vor-Ort-Prüfung (engl. „on-the-spot visit“) durch die EU-Kommission bzw. die externe Auditfirma
- Übermittlung eines Entwurfs des Auditberichts (engl. „draft audit report“) mit den Feststellungen (engl. „findings“) an den Beneficiary
- Möglichkeit zur Stellungnahme durch den Beneficiary innerhalb von 30 Tagen (engl. „contradictory audit procedure“)
- Übermittlung des finalen Auditberichts und des „audit letter of conclusion (LoC)“
- ggf. Follow-up-Maßnahmen (z. B. Kostenkorrekturen, Förderreduktion) - Kostenanpassungen infolge eines Audits werden von der EU-Kommission vorgenommen. Der Beneficiary muss hierfür keine eigene Korrektur einreichen.
Audit durch den Europäischen Rechnungshof - 3rd Level Audit
Der Europäische Rechnungshof prüft die Verwendung von EU-Mitteln und damit auch die Tätigkeit der Europäischen Kommission. Dabei können ebenfalls Beneficiaries und Dritte überprüft werden.
Nachweise und Aufbewahrungspflichten
Zur Sicherstellung der Förderfähigkeit und der ordnungsgemäßen Projektumsetzung müssen Beneficiaries alle relevanten Unterlagen und Nachweise aufbewahren und auf Verlangen vorlegen können. Die Aufbewahrungsfrist beträgt bis zu mindestens 5 Jahre nach der Schlusszahlung (bzw. länger bei laufenden Prüfungen bzw. aufgrund nationaler Bestimmungen). Grundsätzlich sind Originaldokumente aufzubewahren. Digitale bzw. digitalisierte Unterlagen sind zulässig, sofern sie den nationalen rechtlichen Anforderungen entsprechen.
Für Personalkosten sind zusätzlich Arbeitszeitnachweise (Declarations und/oder Time Sheets) erforderlich.
Wichtig:
- Nicht ausreichend belegte Kosten können von der EU-Kommission aberkannt und zurückgefordert werden.
- Beneficiaries sind dafür verantwortlich, dass auch ihre affiliated entities alle Anforderungen erfüllen.
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