Finanzieller Bericht
Die finanzielle Berichterstattung umfasst:
- die Financial Statements aller Beneficiaries sowie ggf. ihrer affiliated entities
- die dazugehörige Explanation on the Use of Resources (Erläuterungen zur Verwendung der Ressourcen) oder, falls notwendig, eine detaillierte Kostenabrechnungstabelle
- falls notwendig, ein Certificate on the Financial Statements (CFS)
Im Financial Statement sind alle in der jeweiligen Berichtsperiode angefallenen förderfähigen Kosten vollständig und korrekt anzugeben – unabhängig davon, ob die beantragte EU-Förderung unter diesen Kosten liegt.
Jeder Beneficiary (und ggf. jede affiliated entity) erstellt sein Financial Statement selbst, das anschließend vom Financial Signatory (FSIGN) elektronisch signiert und an den/die Koordinator:in übermittelt wird. Diese:r reicht den vollständigen Bericht innerhalb von 60 Tagen nach Ende der Berichtsperiode bei der EU-Kommission ein. Wird diese Frist von einem Beneficiary versäumt, kann das Financial Statement in der Regel erst in der nächsten Berichtsperiode nachgereicht werden.
Fehler in bereits eingereichten Financial Statements müssen über sogenannte Adjustments korrigiert werden.
- Adjustments sind ab der zweiten Berichtsperiode direkt im Portal möglich („add adjustment“).
- Es wird nur die Differenz zum ursprünglich gemeldeten Betrag eingetragen.
- Korrekturen müssen periodenrichtig erfolgen (d.h. pro Berichtsperiode ein eigenes Adjustment).
Wichtig: Adjustments dürfen ausschließlich zur Korrektur von Fehlern verwendet werden (z. B. vergessene oder falsch angegebene Kosten) – nicht zur nachträglichen Änderung von Berechnungsmethoden (z. B. bei Personalkosten).
Weitere wichtige Aspekte
- Fremdwährungen: Kosten in Fremdwährungen sind nach der üblichen Buchhaltungspraxis der Organisation in Euro umzurechnen.
- Endbericht: Zusätzlich zu den Kosten müssen auch Einnahmen (engl. "revenues") angegeben werden. Falls erforderlich, ist ein CFS einzureichen.
- Einreichung: Die Berichte werden als Gesamtpaket geprüft und entweder vollständig akzeptiert oder zurückgewiesen. Im Falle einer Zurückweisung muss der Bericht überarbeitet und erneut eingereicht werden. Dies kann zu Verzögerungen bei der Auszahlung führen. Die EU-Kommission hat grundsätzlich 90 Tage Zeit, um nach Einreichung eines akzeptierten Berichts die entsprechende Zahlung (Zwischen- oder Schlusszahlung) vorzunehmen.
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