Ein Subcontractor erhält von einem Beneficiary einen Auftrag über die Umsetzung eines "action task“, stellt anschließend für seine Leistung (Werk- oder Dienstleistung, Warenlieferung) eine Rechnung und erhält dafür einen marktüblichen Preis.
Kosten für Subcontracting werden bei Berechnung der 25%-Pauschale für die indirekten Kosten nicht berücksichtigt.
Förderfähigkeitskriterien
Damit Subcontracting-Kosten förderfähig sind, müssen insbesondere folgende Bedingungen erfüllt sein:
- Die ausgelagerten Aufgaben sind im Annex 1 des GA klar als „(action) tasks“ beschrieben.
- Die entsprechenden Kosten sind im Budget (Annex 2 des GA, Kategorie „Subcontracting“) vorgesehen.
- Die Vergabe erfolgt unter Einhaltung der Grundsätze von
- Transparenz,
- Gleichbehandlung und
- bestem Preis-Leistungs-Verhältnis (bzw. niedrigstem Preis, sofern zutreffend).
- Es besteht kein Interessenkonflikt.
Die Aufnahme eines Subcontractors NACH Projektstart ist möglich:
- entweder über eine Vertragsänderung ("Amendment") des GA,
- oder über ein vereinfachtes Genehmigungsverfahren ("simplified approval procedure") - hier trägt allerdings der/die Projektpartner:in das Risiko einer nachträglichen Genehmigung durch die EU-Kommission
Haftung und Pflichten
Der/Die Projektpartner:innen sind sowohl inhaltlich (z.B. vertragsgemäße Ausführung des "(action) task" durch den Subcontractor) als auch finanziell gegenüber der EU-Kommission verantwortlich. Der/Die Projektpartner:innen muss/müssen sicherstellen, dass gewisse Pflichten aus dem GA (z.B. Prüfrecht der EU-Kommission) vom Subcontractor eingehalten werden.
Einschränkungen
Subcontracting ist in folgenden Fällen nicht erlaubt:
- Vergabe an Projektpartner:innen im selben Projekt.
- Auslagerung von Kernaufgaben (insbesondere Aufgaben des/r Koordinators/in)
Subcontracting ist in folgenden Fällen nur in gut begründeten Ausnahmefällen erlaubt:
- Vergabe an "affiliated entities"
Abgrenzung zu Anschaffungen ("Purchases")
| Subcontracting (Kategorie B) |
Purchases (Kategorie C) |
| Umsetzung von "(action) tasks" laut Annex 1 des GA |
Unterstützung der Projektpartner:innen bei der eigenständigen Projektdurchführung |
| muss in Annex 1 des GA beschrieben sein |
muss nicht in Annex 1 des GA beschrieben sein |
| nicht Teil der 25% Pauschale für indirekte Kosten |
Teil der 25% Pauschale für indirekte Kosten |
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