Wann ist eine Vertragsänderung erforderlich?
Eine Vertragsänderung ist insbesondere in folgenden Fällen notwendig:
- Änderungen im Konsortium: Aufnahme oder Ausscheiden eines Beneficiary
- Wechsel der Koordination (mit oder ohne Zustimmung der betroffenen Organisation)
- Änderungen bei affiliated entities oder associated partners
- Aussetzung oder vorzeitige Beendigung des Projekts
- Änderungen von Optionen oder speziellen Bestimmungen im GA
- Wesentliche Änderungen des Annex 1 (Description of the Action): z.B. Projektname, Akronym, Laufzeit, signifikante Änderungen bei Aufgaben/Zuständigkeiten
- Änderungen im Budget (Annex 2), sofern diese der Zustimmung der EU-Kommission/Förderagentur bedürfen
Wichtig: Die Mindestteilnahmebedingungen (z.B. Zusammensetzung des Konsortiums) müssen auch nach der Vertragsänderung weiterhin erfüllt sein.
Wann ist eine Vertragsänderung NICHT erforderlich?
Nicht alle Änderungen erfordern ein Amendment:
- Administrative Änderungen (z. B. Name, Rechtsform, Adresse einer Organisation) werden vom LEAR (Legal Entity Appointed Representative) direkt im Funding & Tenders Opportunities Portal aktualisiert.
- Budgetumschichtungen sind grundsätzlich ohne Vertragsänderung möglich, solange sie keine wesentlichen Änderungen von Annex 1 nach sich ziehen.
- Nicht geplantes Subcontracting oder Sachleistungen Dritter: Hier kann der Beneficiary entscheiden, ob eine Vertragsänderung beantragt wird oder das Risiko einer nachträglichen Anerkennung der Kosten eingegangen wird.
Ablauf
Vertragsänderungen werden papierlos über das Funding & Tenders Opportunities Portal abgewickelt. In der Regel geht die Initiative vom Konsortium aus, basierend auf den internen Entscheidungsregeln (z. B. im Konsortialvertrag).
- Der/die Koordinator:in reicht den Amendment Request im Namen des Konsortiums ein.
- Die Europäische Kommission/Förderagentur hat in der Regel 45 Tage Zeit zur Prüfung und kann:
- zustimmen („agreement“),
- ablehnen („rejection“; auch ein Ausbleiben der Antwort kann als Ablehnung gewertet werden), oder
- zusätzliche Informationen anfordern und/oder die Frist verlängern.
Ein Amendment Request wird stets als Gesamtpaket behandelt und kann nur vollständig angenommen oder abgelehnt werden. Wenn einzelne Änderungen getrennt behandelt werden sollen, müssen mehrere Anträge gestellt werden.
Nach Einreichung kann ein Amendment Request nicht mehr geändert werden. Die Vertragsänderung tritt mit der elektronischen Unterzeichnung in Kraft – entweder zu diesem Zeitpunkt oder zu einem vereinbarten (auch rückwirkenden) Datum.
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