„Subcontracting“ bedeutet, dass im Grant Agreement (GA) festgelegte Projektaufgaben („Action Tasks“), die nicht von den ProjektteilnehmerInnen selbst durchgeführt werden können, an externe Dritte ("third parties") ausgelagert werden.
Ein Subcontractor erhält von einem/r ProjektteilnehmerIn einen Auftrag über die Umsetzung eines „Action Task“, stellt anschließend für seine/ihre Leistung (Werk- oder Dienstleistung, Warenlieferung) eine Rechnung und erhält dafür einen marktüblichen Preis.
Auf Subcontracting-Kosten werden keine indirekten Kosten für den/die ProjektteilnehmerIn aufgeschlagen (d.h. Kosten für Subcontracting sind bei Berechnung der 25% indirekten Kosten nicht zu berücksichtigen.).
Im Gegensatz dazu handelt es sich bei den Kosten für "sonstige Waren und Dienstleistungen" zwar ebenfalls um Verträge über Werk- oder Dienstleistungen bzw. Warenlieferungen, diese betreffen aber keine Durchführung von „Action Tasks“ durch den/die Dritte/n. Subcontracts müssen immer an den/die Best- oder BilligstbieterIn vergeben werden (d.h. bestes Preis-Leistungs-Verhältnis und/oder niedrigster Preis).
Eine weitere Voraussetzung für die Förderfähigkeit ist, dass die Vergabe des "Subcontracts" im Grant Agreement vereinbart und budgetiert wurde. Ansonsten trägt der/die ProjektteilnehmerIn das Risiko für die nachträgliche Anerkennung der Kosten durch die EU-Kommission/Förderagentur.
Die Verantwortung für die Arbeit des Subcontractors (Qualität der Arbeit, rechtzeitige Fertigstellung etc.) trägt der/die ProjektteilnehmerIn, der/die den Unterauftrag vergeben hat. Es ist vertraglich zu vereinbaren, dass das vom Subcontractor geschaffene geistige Eigentum dem/r ProjektteilnehmerIn zufällt, damit diese/r seinen/ihren im GA festgelegten Verpflichtungen (Gewährung von Zugangsrechten …) nachkommen kann. Die FFG stellt eine Vorlage für einen solchen Sideletter zur Verfügung.
Unzulässig ist die Vergabe von Subcontracts an ProjektpartnerInnen desselben Projekts sowie die Auslagerung der Aufgaben des/r Koordinators/in (siehe Artikel 41.2 des GA). Subcontracting an sogenannte „Affiliates“ (Mutter-, Tochter-, Schwestergesellschaften) ist nur in Ausnahmefällen förderfähig.
Nähere Informationen finden Sie ...
- im Annotated Grant Agreement (AGA), Artikel 13 sowie Artikel 8 (Übersicht zu "third parties" und Abgrenzung).
- in der Aufzeichnung unseres Webinars "Third Parties in Horizon 2020"
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