Subcontracting in Horizon 2020

„Subcontracting“ bedeutet, dass im Grant Agreement festgelegte Projektaufgaben („Action Tasks“), die nicht von den Projektteilnehmern selbst durchgeführt werden können, an externe Dritte ausgelagert werden.

Ein Subcontractor erhält von einem Projektteilnehmer einen Auftrag über die Umsetzung eines „Action Task“, stellt für seine Leistung (Werk- oder Dienstleistung, Warenlieferung) eine Rechnung und erhält dafür einen marktüblichen Preis.
Auf Subcontracting-Kosten werden keine indirekten Kosten für den Projektteilnehmer aufgeschlagen. Im Gegensatz dazu handelt es sich bei den Kosten für „sonstige Waren und Dienstleistungen“ zwar ebenfalls um Verträge über Werk- oder Dienstleistungen bzw. Warenlieferungen, diese betreffen aber keine „Action Tasks“. Subcontracts müssen immer an den Best- oder Billigstbieter vergeben werden (bestes Preis-Leistungs-Verhältnis oder niedrigster Preis).

Eine weitere Voraussetzung für die Förderfähigkeit ist, dass die Vergabe des Unterauftrags im Grant Agreement vereinbart und budgetiert wurde. Ansonsten trägt der Projektteilnehmer das Risiko für die nachträgliche Anerkennung der Kosten. Die Verantwortung für die Arbeit des Subcontractors (Qualität der Arbeit, rechtzeitige Fertigstellung usw.) trägt der Projektteilnehmer, der den Unterauftrag vergeben hat.

Es ist vertraglich zu vereinbaren, dass das vom Subcontractor geschaffene geistige Eigentum dem Projektteilnehmer zufällt, damit dieser seinen im Grant Agreement festgelegten Verpflichtungen (Gewährung von Zugangsrechten …) nachkommen kann.

Unzulässig ist die Vergabe von Subcontracts an Projektpartner desselben Projekts sowie die Auslagerung der Aufgaben des Koordinators (siehe Art. 41.2 des Annotated Grant Agreement). Subcontracting an sogenannte „Affiliates“ (Mutter-, Tochter-, Schwestergesellschaften) ist nur in Ausnahmefällen förderfähig.