Der Zahlungsfluss im Konsortium in Horizon 2020

Im Konsortialvertrag kann jedes Konsortium eigene Regelungen bezüglich Aufteilung und Weiterleitung der Zahlungen der EU-Kommission/Förderagentur vereinbaren.

Laut Grant Agreement (GA) ist der Koordinator verpflichtet, die Zahlungen „ohne ungerechtfertigte Verzögerung“ zu verteilen. Das gilt aber nur, wenn das Konsortium im Konsortialvertrag (CA) keine anderen Vereinbarungen getroffen hat.

So kann das CA regeln, dass einzelne Projektteilnehmer einen größeren oder kleineren Teil des Pre-Financing erhalten, als es ihrem prozentuellen Anteil am Budget entspricht, oder dass einzelne Projektteilnehmer gar kein Pre-Financing ausbezahlt bekommen. Häufig wird auch ein “Zahlungsplan“ für die Überweisung des Pre-Financing in mehreren Raten vereinbart. Ein Teil der Vorfinanzierung wird dann erst nach einer gewissen Zeit und/ oder nachgewiesenen Arbeitsfortschritten überwiesen. Führen Projektteilnehmer ihre Aufgaben nicht wie geplant durch, werden die weiteren Zahlungen zurück gehalten.
Zumeist ist im CA geregelt, dass jeder Teilnehmer maximal so viel Geld erhält, wie ihm nach der aktuellen Fassung des Projektbudgets zusteht (bitte beachten Sie, dass dieser Anteil nicht unbedingt jenem im Annex 2 des GA entspricht, da nicht für alle Budgetumschichtungen eine Vertragsänderung notwendig ist). Ergibt sich aufgrund dieser Regelung bei der Verteilung des Balance Payment ein Überschuss, kann dieser unter jenen Teilnehmern aufgeteilt werden, die mehr Geld verbraucht haben als budgetiert.
In den meisten Konsortialverträgen ist vorgesehen, dass über alle finanziellen Fragen ein Gremium abstimmt. Es ist aber auch möglich, eine Vereinbarung über die Aufteilung eines allfälligen Überschusseses zu Projektende in den Konsortialvertrag aufzunehmen.

Folgender unverbindlicher Formulierungsvorschlag für eine solche Vereinbarung sowie ein passendes Berechnungstool (unter „Downloads“ verfügbar) wurden uns freundlicherweise von der Salzburg Research Forschungsgesellschaft zur Verfügung gestellt:

A Party that spends more than its allocated share of the budget as set out in the Consortium Plan will be funded as follows:

  1. Funding in accordance with its duly eligible costs up to their allocated share of budget will be reimbursed in full.
  2. Funding in accordance with its duly eligible costs exceeding the allocated share of budget will be reimbursed proportionally on condition that such funds are available at the end of the project (e.g. budget not spent by other partners).
    Such reimbursement will be calculated as follows:

a.   If the total amount of budget overspending is lower than the total amount of budget not spent the individual budget overspendings will be funded in full.

b. If the total amount of budget overspending exceeds the total amount of budget not spent the redistribution will be calculated using the following formula: Total amount of budget not spent / total amount of budget overspending = percentage of individual budget overspending that will be paid to partner. Any other mode of calculation requires a majority decision of the General Assembly.

 

Im Konsortialvertrag kann auch ein eigenen Aufteilungsschlüssel für die gesamte EU-Förderung vereinbart werden. Das bedeutet, dass die Förderung konsortiumsintern anders aufgeteilt wird, als es den von den einzelnen Projektteilnehmern abgerechneten und von der EU-Kommission/Förderagentur anerkannten Kosten entspricht.

Aufgrund des erheblichen Gestaltungsspielraum des Konsortiums empfiehlt es sich im eigenen Interesse, insbesondere die finanziellen Regeln im Konsortialvertrag vor der Unterzeichnung genau zu prüfen.