Vertragsänderungen

Wenn sich während eines laufenden Projekts Änderungen bei den projektspezifischen Daten, der Projektbeschreibung (Annex 1) oder dem Budget (Annex 2) ergeben, ist häufig eine offizielle Änderung des Grant Agreement nötig. Ihre Abwicklung erfolgt rein elektronisch im Participant Portal.

Wann ist eine Vertragsänderung notwendig?

Ein Amendment ist unter anderen in folgenden Fällen notwendig:

  • Ausstieg/Einstieg eines Projektteilnehmers
  • Wechsel des Koordinators (mit oder ohne dessen Einverständnis)
  • Änderungen in Bezug auf Linked Third Parties
  • Teilweise Übernahme („partial takeover“) eines Projektteilnehmers
  • Vorzeitige Beendigung (Terminierung) des Projekts
  • Änderung von Optionen im Grant Agreement
  • Änderungen des Annex 1 (Änderung von Projektname/-akronym/-dauer, „signifikante Änderung“ von Tasks usw.)
  • Änderungen des Annex 2, die der Zustimmung der EU-Kommission/Förderagentur bedürfen
 

Bitte beachten Sie, dass die Mindestteilnahmebedingungen auch nach der Vertragsänderung erfüllt sein müssen.
 

Wann ist keine Änderung des Grant Agreement nötig?

Ändern sich die Daten (Name, Rechtsform, Anschrift etc.) einer Organisation, sind sie durch den LEAR (Legal Entity Appointed Representative) der Organisation im Participant Portal zu aktualisieren.

Budgetumschichtungen erfordern nur dann ein Amendment, wenn es zugleich zu einer „signifikanten Änderung“ der Arbeit kommt. Bei nicht geplanten Subcontracts und Sachleistungen Dritter hat der Projektteilnehmer die Wahl zwischen einer Vertragsänderung und einer nachträglichen Anerkennung auf eigenes Risiko.

Wie läuft das Amendment ab?

Das Amendment wird papierlos im Participant Portal beantragt und abgewickelt (nähere Informationen zum technischen Ablauf finden Sie auf einer eigenen EC-Website). Die Initiative dazu geht in den meisten Fällen vom Konsortium aus, es gibt aber auch Amendments auf Antrag der EU-Kommission/Förderagentur.

Nachdem die konsortiumsinternen Entscheidungen (laut Konsortialvertrag) getroffen wurden, stellt der Koordinator einen  „Amendment Request“. Die EU-Kommission/Förderagentur hat 45 Tage Zeit, auf den Antrag zu reagieren. Sie kann

  • dem Antrag zustimmen („Agreement“);
  • den Antrag ablehnen („Rejection“), wobei auch ein Nicht-Reagieren als Ablehnung gilt oder
  • zusätzliche Informationen anfordern und/oder die Frist verlängern, um den Antrag genauer zu prüfen.

 

Jeder "Amendment Request" wird als Paket angesehen, das nur als Gesamtes angenommen oder abgelehnt werden kann (sollte das nicht erwünscht sein, müssen die Anträge einzeln gestellt werden). Eine nachträgliche Änderung eines "Amendment Requests" ist nicht möglich. Die Änderungen treten mit der elektronischen Unterzeichnung in Kraft. Sie werden entweder an diesem Tag wirksam oder zu einem anderen Zeitpunkt, der zwischen den Vertragsparteien vereinbart wurde (allenfalls auch rückwirkend).

Detaillierte Informationen finden Sie in Artikel 55 des Grant Agreement und in den Unterlagen im Download-Center.