Jedes Grant Agreement (GA) enthält ein nach ProjektteilnehmerInnen (Organisationen) und Kostenkategorien gegliedertes Budget, in dem die voraussichtlichen Kosten geschätzt werden. Im Verlauf des Projekts kommt es regelmäßig zu Abweichungen der realen von den geschätzten Kosten. In solchen Fällen ist eine Budgetumschichtung notwendig. Die Obergrenze des Budgets ist jedoch unveränderlich.
Solange das Projekt wie geplant durchgeführt wird – sich also die Projektaufgaben und deren Verteilung zwischen den ProjektpartnerInnen nicht ändern –, sind Budgetumschichtungen ohne Zustimmung der EU-Kommission/Förderagentur möglich. In diesem Fall sind lediglich die internen Regelungen des Konsortiums im Konsortialvertrag zu beachten, der festlegt, welches Gremium mit welcher Mehrheit über Budgetumschichtungen zu entscheiden hat.
Eine Änderung des GA (Amendment) ist dann erforderlich, wenn es zu einer „signifikanten Änderung“ der technischen Arbeit (= "action tasks" in Annex 1) kommt. Ergibt sich während des Projekts die Notwendigkeit zusätzlicher Subcontracts oder Sachleistungen Dritter und möchte der/die ProjektteilnehmerIn nicht das Risiko einer nachträglichen Aberkennung eingehen, ist eine Vertragsänderung empfehlenswert.
| Budgetumschichtung | Vertragsänderung nötig? |
|---|---|
| von einem/r PartnerIn zu einem/r anderen PartnerIn | NEIN |
| von einer Budgetkategorie zu einer anderen Budgetkategorie (selbe/r PartnerIn) | NEIN |
| von einer Abrechnungsform zur anderen (z.B. actual costs/unit costs) | JA (Ausnahmen: Personalkosten, interne Leistungsverrechnung) |
| "signifikante Änderung" der Arbeit (z. B. Budgetänderung wegen Verschiebung eines Tasks zu einem/r anderen PartnerIn) | JA |
|
nicht budgetierte Subcontracts und in-kind contributions |
JA – empfohlen (nachträgliche Anerkennung auf Risiko des/r Projektteilnehmers/in) |
Nähere Informationen finden Sie ...
- im Annotated Grant Agreement (AGA), Artikel 4.
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