Personalkosten in Horizon 2020

Ein Großteil der Kosten von Horizon 2020-Projekten entfällt regelmäßig auf die Personalkosten. Bei der Abrechnung sind einige Voraussetzungen zu beachten. Eine frühzeitige Auseinandersetzung mit den Regeln des Grant Agreement (GA) ist notwendig, um Fehler zu vermeiden.

 

Personalkosten im Antrag

Der Antrag muss eine Berechnung enthalten, wieviel Zeit eine Person für das Projekt voraussichtlich aufwenden wird. Diese geschätzte Arbeitszeit ist in Part B (Section 3.4, Table 3.4a) des Antrages in Form von sogenannten „Personenmonaten“ („person months“) anzugeben.


Berechnung

1 Personenmonat = Jahresproduktivstunden (Option 1, Option 2 oder Option 3) / 12

Diese Personenmonate sind pro Partnerorganisation im künftigen Projekt für die gesamte Projektlaufzeit pro Arbeitspaket anzugeben.

Die Berechnung der voraussichtlichen Personalkosten sollte auf einer groben Schätzung basieren, die auch einen Spielraum für z.B. künftige Gehaltssteigerungen enthält.

 

Wie bei allen Kosten müssen auch bei den Personalkosten die allgemeinen Voraussetzungen für die Förderfähigkeit von Kosten erfüllt sein. Dazu kommen weitere spezielle Voraussetzungen, die von der jeweiligen Personalkategorie (z.B. ArbeitnehmerInnen, KMU-EigentümerInnen) abhängen.

Die auf das Projekt entfallende Arbeitszeit muss mittels Zeitaufzeichnungen („time sheets“) dokumentiert werden. Die Anforderungen an die Zeitaufzeichnungen sind im Annotated Model Grant Agreement (AGA), Artikel 18.1.2 beschrieben. Nur bei Personen, die zu 100 Prozent für ein Projekt arbeiten, genügt eine Bestätigung des/r Projektteilnehmers/in ("Declaration"). Die EU-Kommission stellt eine Vorlage für eine "Declaration" zur Verfügung.

Personalkosten von ArbeitnehmerInnen

Die in der Praxis wichtigste Kategorie der Personalkosten sind die Kosten von ArbeitnehmerInnen (Art. 6.2.A.1 des GA). Für die Abrechnung ist pro MitarbeiterIn ein Stundensatz zu berechnen, der mit der Anzahl der für das Projekt gearbeiteten Stunden multipliziert wird (Personalkosten = Stundensatz x Projektstunden).

Der Stundensatz kann auf jährlicher oder auf monatlicher Basis berechnet werden. Für die Berechnung auf Jahresbasis werden die jährlichen Brutto-Brutto-Kosten (Grundgehalt, Lohnnebenkosten und sonstige verpflichtende Gehaltsbestandteile) durch die Jahresproduktivstunden dividiert (Stundensatz = jährliche Brutto-Brutto-Kosten / Jahresproduktivstunden).

Für die Jahresproduktivstunden stehen drei Optionen zur Auswahl:

1.       „1720 Stunden“ (fixe Zahl für alle Vollzeit-Angestellten; bei Teilzeit-MitarbeiterInnen ist der aliquote Anteil zu berechnen) 

2.       „Individuelle Jahresproduktivstunden“: jährliche Sollarbeitszeit (laut Gesetz/ Kollektivvertrag/ Arbeitsvertrag unter Berücksichtigung von Urlaubsanspruch, Feiertagen etc.) + Überstunden – Fehlzeiten (Krankenstände etc.)

3.       „Standard-Jahresproduktivstunden“ des/r Projektteilnehmers/in: Berechnung nach den üblichen Kostenrechnungsprinzipien, wobei die Standard-Jahresproduktivstunden mind. 90 % der jährlichen Sollarbeitszeit (siehe Option 2) entsprechen müssen.

 

Für die Berechnung auf Monatsbasis werden die monatlichen Brutto-Brutto-Kosten (Grundgehalt, Lohnnebenkosten und sonstige verpflichtende Gehaltsbestandteile) durch ein Zwölftel der Jahresproduktivstunden (Option 1 oder 3) dividiert. Sonderzahlungen wie das 13./14. Gehalt sind dabei zu aliquotieren.

Pro Organisation und Wirtschaftsjahr kann nur eine Variante – monatliche oder jährliche Stundensatzberechnung – gewählt werden.

Gehaltsbestandteile, die aufgrund der Mitarbeit im Projekt für zusätzliche Arbeit oder Expertise bezahlt werden („additional remuneration“), zählen nicht zu den Brutto-Brutto-Kosten. Sie sind nur für Non-Profit-Einrichtungen förderfähig, wobei eine Reihe weiterer Voraussetzungen erfüllt sein muss.

Alternativ zu der soeben beschriebenen Abrechnung als „tatsächliche Kosten“ ist auch die Abrechnung mittels „Durchschnittspersonalkosten“ (unit costs based on the usual cost accounting practises of the beneficiary“) möglich.

Abrechnung von Personen, die in mehreren geförderten Projekten mitarbeiten

Werden die Personalkosten einer Person über mehrere Förderprogramme (z.B. H2020, FP7, nationale Projekte) abgerechnet, so ist für jedes Programm ein eigener Stundensatz nach den Regeln des jeweiligen Programms zu berechnen. In der Regel führt das zu unterschiedlichen Stundenteilern, es sind aber auch Abweichungen im Nenner möglich (wenn sich die herauszurechnenden nicht-förderfähigen Kosten voneinander unterscheiden).

Bitte beachten Sie, dass zur Vermeidung von Doppelförderungen pro Person und Jahr nicht mehr als 100% der förderfähigen Personalkosten über EU-geförderte Projekte abgerechnet werden dürfen. Stunden, die nicht auf EU-Projekte geschrieben werden, werden im Falle eines Audits nicht geprüft.

 

Weitere Kategorien von „Personalkosten“

Als Personalkosten gelten außerdem:

Art. 6.2.A.2 GA: “Costs for natural persons working under a direct contract with the beneficiary other than an employment contract”

Art. 6.2.A.3 GA: “Costs for personnel seconded by a third party against payment”: Unter diese Kategorie fällt nur die Überlassung von MitarbeiterInnen durch Einrichtungen, die keine Leiharbeitsfirmen sind und kein finanzielles Interesse verfolgen, nicht aber die Arbeitskräfteüberlassung durch professionelle Agenturen.   

Unter der Kategorie Art. 6.2.A.4 GA (“Costs for SME owners who do not receive a salary”) und Art. 6.2.A.5 GA ("Costs of ‘beneficiaries that are natural persons’ not receiving a salary") sind KMU-EigentümerInnen bzw. natürliche Personen abzurechnen, die kein Gehalt beziehen. Sie erhalten für ihre Leistungen einen fixen Stundensatz (siehe Downloads unten auf dieser Seite).

 

Leistungen, die nicht als „Personalkosten“ gelten

Leiharbeitskräfte, die von Agenturen „verliehen“ werden, deren Geschäftsmodell in der Überlassung von Arbeitskräften besteht, fallen nicht unter die Personalkosten. Sie sind als „Contracts“ (Kostenkategorie „sonstige Waren und Dienstleistungen“ ) bzw. „Subcontracts“ abzurechnen.

WerkvertragsnehmerInnen und ExpertInnen, die auf Honorarbasis entlohnt werden, gelten ebenfalls als „Contracts“ bzw. „Subcontracts“.

 

Fragen und Antworten

Frage: Ist eine Führungskräftezulage förderfähig?

Antwort: Ja („complement for holding a management post”).

 

Frage: Ist eine Gewinnbeteiligung förderfähig?

Antwort: Eine „echte“ Gewinnbeteiligung ist nicht förderfähig. Allerdings sind Zulagen, die von der finanziellen Leistung der Organisation abhängen ("complements based on the overall financial performance of the organisation"), förderfähig, wenn die übrigen im AGA genannten Voraussetzungen erfüllt sind.

 

Frage: Sind variable Gehaltsbestandteile und Leistungsprämien förderfähig?

Antwort: Laut AGA sind variable Gehaltsbestandteile ("variable complements", z.B. eine Prämie zusätzlich zum Festgehalt) dann förderfähig, wenn sie auf einem rechtlichen Anspruch (Gesetz/Kollektivvertrag/Dienstvertrag) beruhen und die  Höhe der Zahlungen von objektiven und dokumentierten Kriterien abhängt. Ansonsten handelt es sich entweder um „additional remuneration“, die nur für Non-Profit-Organisationen förderfähig ist, oder um nicht förderfähige "arbitrary complements".

 

Nähere Informationen finden Sie ...

Kontakt

Mag. Martin Baumgartner
Mag. Martin Baumgartner
Nationale Kontaktstelle Recht und Finanzen
T +43 5 7755 4008
martin.baumgartner@ffg.at
Mag. Tamara-Katharina Mitiska
Mag. Tamara-Katharina Mitiska
Expertin Recht und Finanzen
T +43 5 7755 4009
tamara-katharina.mitiska@ffg.at
Robert Worel
Robert Worel
Assistent
T +43 5 7755 4611
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