Personalkosten in Horizon 2020

Ein Großteil der Kosten von Horizon-2020-Projekten entfällt regelmäßig auf die Personalkosten. Bei der Personalkostenabrechnung sind eine Reihe von Voraussetzungen zu beachten. Eine frühzeitige Auseinandersetzung mit den Regelungen des Grant Agreement ist notwendig, um Fehler bei der Personalkostenabrechnung zu vermeiden.

Wie bei allen Kosten müssen auch bei den Personalkosten die allgemeinen Voraussetzungen für die Förderfähigkeit von Kosten erfüllt sein. Dazu kommen weitere spezielle Voraussetzungen, die von der jeweiligen Kategorie der Personalkosten (z.B. ArbeitnehmerInnen, KMU-EigentümerInnen) abhängen.

Die für das Projekt aufgewendete Arbeitszeit muss mittels Zeitaufzeichnungen („Time Sheets“) dokumentiert werden. Die Anforderungen an die Zeitaufzeichnungen sind im Annotated Model Grant Agreement beschrieben. Informationen zu den Änderungen im Juli 2016 finden Sie hier. Nur bei Personen, die zu 100 Prozent für ein Projekt arbeiten, genügt eine Bestätigung des Projektteilnehmers („Declaration“). 

Personalkosten von ArbeitnehmerInnen

Die in der Praxis wichtigste Kategorie der Personalkosten sind die Kosten von ArbeitnehmerInnen (Art. 6.2.A.1 des GA). Für die Abrechnung ist pro MitarbeiterIn ein Stundensatz zu berechnen, der mit der Anzahl der für das Projekt gearbeiteten Stunden multipliziert wird (Personalkosten = Stundensatz x Projektstunden).

Der Stundensatz kann auf jährlicher oder auf monatlicher Basis berechnet werden. Für die Berechnung auf Jahresbasis werden die jährlichen Brutto-Brutto-Kosten (Grundgehalt, Lohnnebenkosten und sonstige verpflichtende Gehaltsbestandteile) durch die Jahresproduktivstunden dividiert (Stundensatz = jährliche Brutto-Brutto-Kosten / Jahresproduktivstunden).

Für die Jahresproduktivstunden stehen drei Optionen zur Auswahl:

1.       „1720 Stunden“ (fixe Zahl für alle Vollzeit-Angestellten; bei Teilzeit-MitarbeiterInnen ist der aliquote Anteil zu berechnen) 

2.       „Individuelle Jahresproduktivstunden“: jährliche Sollarbeitszeit (laut Gesetz/ Kollektivvertrag/ Arbeitsvertrag unter Berücksichtigung von Urlaubsanspruch, Feiertagen etc.) + Überstunden – Fehlzeiten (Krankenstände etc.)

3.       „Standard-Jahresproduktivstunden“ des Projektteilnehmers: Berechnung nach den üblichen Kostenrechnungsprinzipien, wobei die Standard-Jahresproduktivstunden mind. 90 % der jährlichen Sollarbeitszeit (siehe Option 2) entsprechen müssen.

 

Für die Berechnung auf Monatsbasis werden die monatlichen Brutto-Brutto-Kosten (Grundgehalt, Lohnnebenkosten und sonstige verpflichtende Gehaltsbestandteile) durch ein Zwölftel der Jahresproduktivstunden (Option 1 oder 3) dividiert. Sonderzahlungen wie das 13./14. Gehalt sind dabei zu aliquotieren.

Pro Organisation und Wirtschaftsjahr kann nur eine Variante – monatliche oder jährliche Stundensatzberechnung – gewählt werden.

Gehaltsbestandteile, die aufgrund der Mitarbeit im Projekt für zusätzliche Arbeit oder Expertise bezahlt werden („additional remuneration“), zählen nicht zu den Brutto-Brutto-Kosten. Sie sind nur für Non-Profit-Einrichtungen förderfähig, wobei eine Reihe weiterer Voraussetzungen erfüllt sein muss.

Alternativ zu der soeben beschriebenen Abrechnung als „tatsächliche Kosten“ ist auch die Abrechnung mittels „Durchschnittspersonalkosten“ (unit costs based on the usual cost accounting practises of the beneficiary“) möglich.

Abrechnung von Personen, die in mehreren geförderten Projekten mitarbeiten

Werden die Personalkosten einer Person über mehrere Förderprogramme (z.B. H2020, FP7, nationale Projekte) abgerechnet, so ist für jedes Programm ein eigener Stundensatz nach den Regeln des jeweiligen Programmszu berechnen. In der Regel führt das zu unterschiedlichen Stundenteilern, es sind aber auch Abweichungen im Nenner möglich (wenn sich die herauszurechnenden nicht förderfähigen Kosten von einander unterscheiden).

Bitte beachten Sie, dass zur Vermeidung von Doppelförderungen pro Person und Jahr nicht mehr als 100% der förderfähigen Personalkosten über EU-geförderte Projekte abgerechnet werden dürfen. Stunden, die nicht auf EU-Projekte geschrieben werden, werden nicht im Fall eines Audits nicht geprüft.

 

Weitere Kategorien von „Personalkosten“

Als Personalkosten gelten außerdem:

Art. 6.2.A.2 GA: “Costs for natural persons working under a direct contract with the beneficiary other than an  employment contract”

Art. 6.2.A.3 GA: “Costs forpersonnel seconded by a third party against payment”: Unter diese Kategorie fällt nur die Überlassung von MitarbeiterInnen durch Einrichtungen, die keine Leiharbeitsfirmen sind und kein finanzielles Interesse verfolgen, nicht aber die Arbeitskräfteüberlassung durch professionelle Agenturen.   

Unter der Kategorie Art. 6.2.A.4 GA (“Costs for SME owners who do not receive a salary”) und Art. 6.2.A.5 GA (“Costs of ‘beneficiaries that are natural persons’ not receiving a salary) sind KMU-EigentümerInnen bzw. natürliche Personen abzurechnen, die kein Gehalt beziehen. Sie erhalten für ihre Leistungen einen fixen Stundensatz (siehe Download-Center).

 

Leistungen, die nicht als „Personalkosten“ gelten

Leiharbeitskräfte, die von Agenturen „verliehen“ werden, deren Geschäftsmodell in der Überlassung von Arbeitskräften besteht, fallen nicht unter die Personalkosten. Sie sind als „Contracts“ (Kostenkategorie „sonstige Waren und Dienstleistungen“ ) bzw. „Subcontracts“ abzurechnen.

WerkvertragsnehmerInnen und ExpertInnen, die auf Honorarbasis entlohnt werden, gelten ebenfalls als „Contracts“ bzw. „Subcontracts“.

Auf den Seiten zu „sonstigen Waren und Dienstleistungen“ sowie zu „Subcontract“ finden Sie nähere Informationen darüber, ob eine Leistung als „Contract“ oder „Subcontract“ einzustufen ist, und welche weiteren Voraussetzungen jeweils zu beachten sind.

 

Fragen und Antworten:

Frage: Ist eine Führungskräftezulage förderfähig?

Antwort: Ja („complement for holding a management post”).

 

Frage: Ist eine Gewinnbeteiligung förderfähig?

Antwort: Eine „echte“ Gewinnbeteiligung ist nicht förderfähig. Allerdings sind Zulagen, die von der finanziellen Leistung der Organisation abhängigen ("complements based on the overall financial performance of the organisation"), förderfähig, wenn die übrigen im AGA genannten Voraussetzungen erfüllt sind.

 

Frage: Sind variable Gehaltsbestandteile und Leistungsprämien förderfähig?

Antwort:Laut AGA sind variable Gehaltsbestandteile ("variable complements") dann förderfähig, wenn sie auf einem rechtlichen Anspruch (Gesetz/Kollektivvertrag/Dienstvertrag) beruhen und die  Höhe der Zahlungen von objektiven und dokumentierten Kriterien abhängt. Ansonsten handelt es sich entweder um „additional remuneration“, die nur für Non-Profit-Organisationen förderfähig ist, oder um nicht förderfähige "arbitrary complements".

 

Nähere Informationenfinden Sie im Annotated Grant Agreement (AGA), Artikel 6.2.A (Personalkosten) und  Art. 18 (Zeitaufzeichnungen), im Download-Center sowie in unseren FAQ auf https://www.ffg.at/europa/recht-finanzen/.