Basisinformationen zur Horizon 2020-Projektabrechnung

Budgetkategorien

Für die Be- bzw. Abrechnung von Projektkosten stehen folgende Standard-Budgetkategorien zur Verfügung:

• A: Personalkosten
• B: Subcontracting (Durchführung eines „action task“ wie in der Projektbeschreibung festgehalten durch Nicht-ProjektpartnerIn)
• D: Sonstige direkte Kosten (Reisekosten, Geräte/Infrastruktur, sonstige Waren/Dienstleistungen)
• E: Indirekte Kosten („Projekt-Overheads“; 25%-Pauschale aller direkten Kosten)
   

Personalkosten

Es muss zwischen der Berechnung und der Abrechnung von Personalkosten unterschieden werden:

• Berechnung des Stundensatzes: Optional kann zwischen der jährlichen und der monatlichen Stundensatzberechnung gewählt werden.
  Stundensatz = Brutto-Brutto Personalkosten / Produktivstunden
   
• Abrechnung von Stunden: Es dürfen nur die tatsächlich geleisteten Projektstunden abgerechnet werden. Diese sind mittels Zeitaufzeichnungen nachzuweisen (siehe unten).
   

Zeitaufzeichnungen

Grundsätzlich müssen im Falle einer Kostenüberprüfung die tatsächlich geleisteten Stunden mittels Zeitaufzeichnungen (engl. „time-sheets“) gegenüber der EU-Kommission nachgewiesen werden.
 
Die EU-Kommission stellt eine unverbindliche Vorlage zur Verfügung.
 
Folgende Mindestinhalte müssen jedenfalls in Ihren Horizon 2020-Zeitaufzeichnungen berücksichtigt werden, egal welches Zeitaufzeichnungssystem Sie verwenden: Wichtige Details zu Zeitaufzeichnungen finden Sie im Annotated Model Grant Agreement (AGA), Seiten 178-180.
 
Weitere Informationen zu Personalkosten sowie Zeitaufzeichnungen finden Sie bei den Personalkosten.

• Projektname & -nummer
• voller Name des/r Projektpartners/in
• voller Name, Datum und Unterschrift des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin
• für das Projekt gearbeitete Stundenanzahl
• voller Name und Unterschrift des/r Vorgesetzten
• Bezug der durchgeführten Arbeit zu den Projektaufgaben ("action tasks") oder Arbeitspaketen laut Annex I
   

Konsortialvertrag

Neben dem Fördervertrag (engl. „Grant Agreement“; wird zwischen den ProjektpartnerInnen (engl. „Beneficiaries“) und der EU-Kommission abgeschlossen), muss auch ein Konsortialvertrag (engl. „Consortium Agreement“) der ProjektpartnerInnen untereinander abgeschlossen werden.
Auch dieser enthält wichtige Rechte und Pflichten der jeweiligen VertragspartnerInnen untereinander (z.B. zu Haftung, Geheimhaltung, Geistiges Eigentum), die eingehalten werden müssen.
 

Nicht-ProjektpartnerInnen (engl. „third parties“)

Während das Projektkonsortium aus den ProjektpartnerInnen (engl. „Beneficiaries“) besteht, die in direkter Vertragsbeziehung mit der EU-Kommission stehen, gibt es auch die Möglichkeit, dass Dritte als Nicht-ProjektpartnerInnen an dem Projekt mitwirken. Diese sind jedoch im Gegensatz zu den ProjektparterInnen gegenüber der EU-Kommission nicht haftbar.
 
Folgende Arten von Nicht-ProjektpartnerInnen stehen in Horizon 2020 optional zur Verfügung:

• Linked third parties (eigentums-/kontroll- oder sonstige rechtliche Verbindung zu einem/r ProjektpartnerIn)
• Subcontractors (Durchführung eines „action task“ wie in der Projektbeschreibung festgehalten)
• Contractors (Zukauf unterschiedlicher Leistungen)
• Third parties providing in-kind contribution (Zurverfügungstellung von Personen- oder Sachleistungen)
• International partners (inhaltliche Projektarbeit von Drittstaatenorganisationen ohne Förderung)
• Third parties receiving financial support (nur bei ausdrücklicher Nennung im Arbeitsprogramm relevant; finanzielle Unterstützung von Nicht-ProjektpartnerInnen durch ProjektpartnerIn)
   

Hilfestellung

Die Kommunikation zwischen der EU-Kommission und dem Projektkonsortium findet über das "Funding & Tender Opportunities Portal“ (vormals: "Participant Portal") statt. Über diese elektronische Plattform wird das gesamte Projekt abgewickelt (z.B. Antragstellung, Berichterstattung, Zahlungsabwicklung).
 
Sämtliche Rechtsgrundlagen (z.B. General Model Grant Agreement) sowie Guidelines (z.B. Annotated Model Grant Agreement, Online Manual) und sonstige Vorlagen (z.B. Time-Sheets) der EU-Kommission finden Sie bei den Reference Documents.
 

Kontakt und weiterführende Informationen

Für eine Basisberatung zu Rechts- und Finanzfragen, sowie zum Funding & Tender Opportunities Portal stehen Ihnen unsere thematischen NCPs bzw. das Forschungsservice an Ihrer Universität oder die AnsprechpartnerInnen Ihrer außeruniversitären Forschungsorganisation gerne zur Verfügung.
 
Weiterführende Detailinformationen zur H2020-Projektabrechnung finden Sie auf unserer Homepage.
 
Bei rechtlichen und finanziellen Spezialfragen wenden Sie sich bitte an das Team Recht & Finanzen.
 
Die FFG organisiert regelmäßig Informationsveranstaltungen sowie Trainings zu verschiedensten Themen, an welchen Sie im Rahmen der FFG-Akademie kostenlos teilnehmen können.
Das Team Recht & Finanzen organisiert mehrmals jährlich ebenfalls kostenlose rechts- und finanzspezifische Veranstaltungen zu Horizon 2020.
 
Vierteljährlich veröffentlicht das Team Recht & Finanzen die Rechts- und Finanz-News, die ausschließlich Informationen zu rechtlichen und finanziellen Themen in Horizon 2020 sowie im künftigen Rahmenprogramm Horizon Europe enthalten.