Budgetkategorien
Für die Be- bzw. Abrechnung von Projektkosten stehen folgende Standard-Budgetkategorien zur Verfügung:
Personalkosten
Es muss zwischen der Berechnung und der Abrechnung von Personalkosten unterschieden werden:
- Berechnung des Tagsatzes: pro Berichtsperiode (Standard) oder pro Kalenderjahr (Option)
Tagsatz = jährliche Brutto-Brutto Personalkosten / 215
- Abrechnung von Tagen: Es darf nur die tatsächlich geleistete Projektarbeitszeit abgerechnet werden.
abrechenbare Personalkosten = Tagsatz * für das Projekt gearbeitete Tagesäquivalente
Die Projektarbeitszeit ist mittels "Declarations" (Standard) oder Zeitaufzeichnungen (Option) nachzuweisen (siehe Überschrift "Personalkostennachweis").
Personalkostennachweis
Grundsätzlich muss im Falle einer Kostenüberprüfung (z.B. Audit) die tatsächlich geleistete Projektarbeitszeit mittels "Declarations" (Standard) oder Zeitaufzeichnungen (Option) gegenüber der EU-Kommission nachgewiesen werden.
Die EU-Kommission stellt eine unverbindliche Vorlage für "Declarations" zur Verfügung.
Folgende Mindestinhalte müssen jedenfalls in Ihren Horizon Europe-Zeitnachweisen enthalten sein, unabhängig davon, welches Zeitaufzeichnungssystem Sie verwenden!
- betreffendes Jahr
- Projektname/-akronym & -nummer
- voller Name des/r Projektpartners/in
- voller Name, Datum und Unterschrift des/r Projektmitarbeitenden
- Personalgruppenzugehörigkeit des/r Projektmitarbeitenden
- für das Projekt gearbeitete Tage
- voller Name und Unterschrift des/r Vorgesetzten des/r Projektmitarbeitenden
- Referenz der durchgeführten Arbeit zu den Arbeitspaketen ("work packages")
-> Die Aufzeichnung muss MONATLICH sowohl vom/von der Mitarbeitenden als auch dessen/deren Vorgesetzen datiert und unterzeichnet werden!
Wichtige Details zu Personalkostennachweisen finden Sie im Annotated Model Grant Agreement (AGA), Kommentierung zu Artikel 20.1.
Konsortialvertrag
Neben dem Fördervertrag (engl. „Grant Agreement“); wird zwischen den Projektpartner:innen (engl. „Beneficiaries“) und der EU-Kommission abgeschlossen), muss auch ein Konsortialvertrag (engl. „Consortium Agreement“) zwischen den Projektpartner:innen untereinander abgeschlossen werden.
Auch dieser enthält wichtige Rechte und Pflichten (z.B. zu Haftung, Geheimhaltung, Geistiges Eigentum), die eingehalten werden müssen.
Nicht-Projektpartner:innen
Während das Projektkonsortium aus den Projektpartner:innen besteht, die in direkter Vertragsbeziehung mit der EU-Kommission stehen, gibt es auch die Möglichkeit, dass Dritte als Nicht-Projektpartner:innen an dem Projekt mitwirken. Diese sind jedoch im Gegensatz zu den Projektparter:innen gegenüber der EU-Kommission nicht haftbar.
Folgende Arten von Nicht-Projektpartner:innen stehen in Horizon Europe optional zur Verfügung:
- Affiliated entities (eigentums-/kontroll- oder sonstige rechtliche Verbindung zu einem/r Projektpartner:in)
- Subcontractors ((teilweise) Durchführung eines „action task“ laut Projektbeschreibung (Annex 1))
- Contractors/Purchases (Zukauf unterschiedlicher (Unterstützungs-)Leistungen durch eine:n Projektpartner:in)
- Third parties providing in-kind contribution (Zurverfügungstellung von Personen- und/oder Sachleistungen an eine:n Projektpartner:in)
- Associated partners (inhaltliche Projektarbeit ohne Förderung seitens der EU-Kommission)
- Third parties receiving financial support (nur bei ausdrücklicher Nennung im Arbeitsprogramm relevant; finanzielle Unterstützung von Nicht-Projektpartner:innen durch Projektpartner:in)
Hilfestellung
Die Kommunikation zwischen der EU-Kommission und dem Projektkonsortium findet über das "Funding & Tender Opportunities Portal“ statt. Über diese elektronische Plattform wird das gesamte Projekt abgewickelt (z.B. Antragstellung, Berichterstattung, Zahlungsabwicklung).
Sämtliche Rechtsgrundlagen (z.B. General Model Grant Agreement) sowie Guidelines (z.B. Annotated Model Grant Agreement, Online Manual) und sonstige Vorlagen (z.B. "Declaration") der EU-Kommission finden Sie bei den Reference Documents.
Kontakt und weiterführende Informationen
Für eine Basisberatung zu Rechts- und Finanzfragen sowie zum Funding & Tenders Opportunities Portal wenden Sie sich bitte an Ihre:n thematische:n NCP bzw. an das Forschungsservice Ihrer Universität bzw. an diese Kontaktpersonen Ihrer außeruniversitären Forschungseinrichtung.
Bei rechtlichen und finanziellen Spezialfragen steht Ihnen das Team Recht & Finanzen in Horizon Europe des Bereiches "Europäische und Internationale Programme" zur Verfügung.
Weiterführende Detailinformationen zur Horizon Europe-Projektabrechnung finden Sie unter Rechts- und Finanzfragen in Horizon Europe.
Die FFG organisiert regelmäßig Informationsveranstaltungen sowie Trainings zu verschiedensten Themen, an welchen Sie im Rahmen der FFG-Akademie kostenlos teilnehmen können.
Das Team Recht & Finanzen in Horizon Europe organisiert kostenlose rechts- und finanzspezifische Veranstaltungen zu Horizon Europe.
Rechtliche und finanzielle Informationen zu Horizon Europe sowie zum nachfolgenden Rahmenprogramm erhalten Sie über den Newsletter "FFG: Europa und Internationales im Fokus" (Sie sind bei Anmeldung automatisch für die Rubrik "Recht & Finanzen" registriert).