Subcontracting in Horizon Europe

"Subcontracting“ bedeutet, dass in Annex 1 des Grant Agreement (GA) festgelegte Projektaufgaben ("action tasks"), die nicht von den Beneficiaries selbst durchgeführt werden können, an externe Dritte ("third parties") ausgelagert werden.

Ein Subcontractor erhält von einem Beneficiary einen Auftrag über die Umsetzung eines "action task“, stellt anschließend für seine Leistung (Werk- oder Dienstleistung, Warenlieferung) eine Rechnung und erhält dafür einen marktüblichen Preis.
Kosten für Subcontracting werden bei Berechnung der 25%-Pauschale für die indirekten Kosten nicht berücksichtigt.

Zu den Fördervoraussetzungen zählt unter anderem, dass Subcontracts immer an den/die Best- oder Billigstbieter:in vergeben werden müssen (d.h. ein Nachweis über das beste Preis-Leistungsverhältnis und/oder den niedrigsten Preis vorliegen muss).

Eine weitere Voraussetzung für die Förderfähigkeit ist, dass die Aufgaben des Subcontractors im Annex 1 des GA als "action tasks" gekennzeichnet und die Kosten des Subcontractors im Gesamtbudget des Annex 2 des GA (Budgetkategorie B) enthalten sind. 

Die Aufnahme eines Subcontractors nach Unterzeichnung des GA ist mittels Vertragsänderung ("amendment") oder "simplified approval procedure" möglich. In letzterem Fall trägt jedoch der Beneficiary das Risiko für die nachträgliche Anerkennung der Kosten durch die EU-Kommission.

Die Verantwortung für die Arbeit des Subcontractors (z.B. Qualität, rechtzeitige Fertigstellung) trägt der Beneficiary, der das Subcontracting vergeben hat. Der Beneficiary muss sicherstellen, dass gewisse Pflichten aus dem GA (z.B. Prüfrecht der EU-Kommission) auch vom Subcontractor eingehalten werden.

Unzulässig ist die Vergabe von Subcontracting an Beneficiaries desselben Projekts sowie die Auslagerung der Kernaufgaben des/r Koordinators/in (siehe Artikel 7 des GA). Subcontracting an "affiliated entities" (verbundene Unternehmen wie z.B. Mutter-, Tochter-, Schwesterngesellschaften) ist nur in Ausnahmefällen förderfähig.

Die Abgrenzung zu "Purchases" (Anschaffungen):

  • Purchases werden in der Budgetkategorie "C.3 other goods, works and services" budgetiert bzw. abgerechnet
  • Purchases betreffen nicht die direkte Umsetzung von "action tasks“, sind aber für dessen Durchführung durch den Beneficiary notwendig
  • Purchases müssen nicht zwingend in Annex 1 des GA angegeben sein
  • die Kosten für Purchases werden bei der Berechnung der 25%-Pauschale für die indirekten Kosten berücksichtigt

 

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Mag. Martin Baumgartner
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Nationale Kontaktstelle Recht und Finanzen
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Mag. Tamara-Katharina Mitiska
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