Grundsätze
Wie bei allen Kosten müssen auch Personalkosten die allgemeinen Förderfähigkeitskriterien erfüllen (z. B. tatsächlich entstanden, projektbezogen, angemessen und nachweisbar). Zusätzlich gelten spezifische Vorgaben je nach Personalkategorie (z.B. Arbeitnehmende, KMU-Eigentümer:innen).
Ein zentrales Element ist die korrekte Berechnung der Personalkosten (strikt nach den Regeln des Fördervertrages!) sowie die lückenlose Dokumentation der geleisteten Arbeitszeit (mittels Declarations oder Zeitaufzeichnungen).
Arbeitet eine Person in mehreren EU-Projekten, müssen die Kosten JEWEILS NACH DEN REGELN DES ENTSPRECHENDEN PROGRAMMS berechnet und abgerechnet werden. Um eine Doppelförderung zu vermeiden, dürfen maximal 215 Tage pro Person und Jahr (bzw. die unten beschriebenen entsprechend berechneten Tagesäquivalente) abgerechnet werden.
Dokumentation und Nachweise
Die auf das Projekt entfallende Arbeitszeit muss mittels Declarations (oder bei stundenweiser Dokumentation auch Zeitaufzeichnungen (engl. "time-sheets") erlaubt) dokumentiert werden. Diese können im Rahmen eines Audits oder sonstigen Überprüfung durch die EU-Kommission bzw. durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfung überprüft werden.
Die Anforderungen an diese Nachweise sind im Annotated Grant Agreement, in den Erläuterungen zu Artikel 20.1 detailliert geregelt. Die EU-Kommission stellt eine unverbindliche Vorlage für Declarations zur Verfügung.
Wichtig:
- Die Aufzeichnungen müssen konsistent und plausibel sein.
- Bei Kombination von Declarations UND Zeitaufzeichnungen dürfen keine (inhaltlichen) Widersprüche entstehen.
- Ohne ausreichende bzw. die Kriterien der EU-Kommission erfüllende Dokumentation können Personalkosten im Falle eines Audits von der EU-Kommission als nicht förderfähig zurückgefordert werden!
Beispiele für weitere Nachweise (engl. "alternative evidence"):
- Jahreslohnkosten
- Betriebsvereinbarungen
- Arbeitsverträge inkl. etwaiger Ergänzungen/Zusatzverträge
- Berechnungsdetails
Personalkosten von Arbeitnehmenden
In dieser Kategorie (A.1) werden Arbeitnehmende (nach Definition des österreichischen Rechts) abgerechnet.
Die Abrechnung erfolgt in Horizon Europe verpflichtend auf Tagesbasis (engl. "day-equivalents").
Tatsächliche Personalkosten werden pro Berichtsperiode für jede Person einzeln nach folgenden Formeln berechnet:
Schritt 1:
| maximal abrechenbare Tagesäquivalente = ((215 ÷ 12) x Monate der Beschäftigung während Berichtsperiode) x Arbeitszeitfaktor |
Der Arbeitszeitfaktor bestimmt sich anhand des jeweiligen Vollzeitausmaßes der Organisation des/r Projektpartners/in. Der Wert "1" steht für Vollzeit, darunterliegende Werte dem jeweiligen Teilzeitäquivalent.
Beispiel: In der Organisation entsprechen 38,5 Stunden dem Vollzeitausmaß, dann steht der Wert "1" für 38,5 Stunden, der Wert "0,5" für 19,25 Stunden etc.
Das Ergebnis (d.h. die maximal abrechenbaren Tagesäquivalente) müssen auf den nähesten Halbtag auf- bzw. abgerundet werden.
Schritt 2:
| Tagsatz = tatsächliche Personalkosten ÷ maximal abrechenbare Tagesäquivalente |
Die Personalkosten sind jene förderbaren Kosten, die in der Buchhaltung der Organisation des/r Projektpartners/in verbucht sind.
Schritt 3:
| abrechenbare Personalkosten = Tagsatz x Tagesäquivalente |
Die Tagesäquivalente sind jene, die sich aus den Declarations/Zeitaufzeichnungen ergeben. Werden Zeitaufzeichnungen auf Stundenbasis geführt, so müssen für die Abrechnung pro Berichtsperiode die Stunden in Tagesäquivalente umgerechnet werden und das Ergebnis auf den nähesten Halbtag auf- bzw. abgerundet werden - dafür gibt es drei zulässige Optionen:
- Fixwert: 8 Stunden = 1 Tag
- Vertragliche Soll-Tagesarbeitszeit (sofern bestimmbar)
- Standard-Produktivzeit: (Differenz zwischen Standard-Jahresproduktivstunden für Vollzeit gemäß der üblichen Praxis und 90% der Standard-Sollarbeitszeit für Vollzeit) ÷ 215
Alternativ zu der soeben beschriebenen Abrechnung als „tatsächliche Personalkosten“ ist die Abrechnung mittels „Durchschnittspersonalkosten“ ("unit costs“) möglich, sofern dies laut Fördervertrag erlaubt ist.
Detailinformationen: Annotated Grant Agreement, Artikel 6.2.A.1
Weitere Personalkostenkategorien
Unter die Personalkostenkategorie fallen außerdem:
Natürliche Personen mit einem Direktvertrag und überlassene Personen
Diese sind nur unter im Fördervertrag festgelegten Kriterien förderbar (u.a. in ihrer Arbeitnehmer:innenähnlichkeit). Bei den überlassenen Personen darf es sich NICHT um Personal von Leiharbeitsfirmen handeln (diese sind als Dienstleistung in der Kostenkategorie C.3 abzurechnen).
Die von der EU-Kommission vorgegebenen Kriterien sind bei freien Dienstverträgen NICHT erfüllt, da diese Kriterien (insbesondere des Weisungsrechts und des Präsenzerfordernisses) in Widerspruch mit österreichischem Recht stehen. Die Kosten sind jedoch nicht verloren, sondern sind bei Vorliegen der jeweiligen Voraussetzungen unter der Kategorie "Arbeitnehmende" (A.1) oder "Sonstige Waren-, Werks- oder Dienstleistungen" (C.3) förderbar.
Detailinformationen: Annotated Grant Agreement, Artikel 6.2.A.2 und A.3
KMU-Eigentümer:innen und natürliche Personen ohne Gehalt
Diese werden mittels eines fixen Tagsatzes abgerechnet. Diesen finden Sie in unserem Factsheet "KMU-Eigentümer:innen und natürliche Personen (als Projektpartner:innen) ohne Gehalt in Österreich".
Detailinformationen: Annotated Grant Agreement, Artikel 6.2.A.4
Welche Personen fallen NICHT unter die Personalkosten?
u.a.
Arbeitskräfte, die von Leiharbeitsfirmen (d.h. Unternehmen, die die Überlassung von Arbeitskräften zum Unternehmensgegenstand haben) überlassen werden, sind unter den jeweiligen Voraussetzungen als Dienstleistungsvertrag (Kostenkategorie C.3 „other goods, works and services") bzw. als Unterauftrag (Kostenkategorie B. „subcontracting“) abzurechnen.
Werkvertragsnehmende und Expert:innen, die auf Honorarbasis entlohnt werden, sind ebenfalls unter den jeweiligen Voraussetzungen als Dienstleistungsvertrag bzw. Unterauftrag abzurechnen.
Gehaltsbestandteile
Förderfähig sind u.a.:
- Grundgehalt (inkl. 13. und 14. Gehalt)
- Gesetzlich, vertraglich oder in Betriebsvereinbarungen geregelte fixe Gehaltsbestandteile (z.B. verpflichtende Zulagen)
- Sozialabgaben und Steuern
- Sachbezüge (z.B. Dienstwagen, Essensbons, Dienstwohnung), sofern Teil der Vergütung
Variable Gehaltsbestandteile (z. B. Boni) sind nur förderfähig, wenn:
- sie auf objektiven Kriterien beruhen,
- in internen Regelungen festgelegt sind,
- nicht projektspezifisch vergeben werden (also allgemein gelten),
- und nicht von der Projektfinanzierung abhängen
Objektive Kriterien für Bonuszahlungen sind bei Erfüllung dieser drei Voraussetzungen gegeben:
- Angabe des/der konkreten Arbeitnehmers/in
- Bestimmbarkeit der Summe (z.B. EUR 5 extra pro Stunde, 10% Bonus vom Jahresgehalt)
- Begründung der Bonuszahlung (z.B. Tätigkeit als Projektleiter:in)
NICHT förderfähig sind u.a.:
- Gehaltszahlungen, die für den/die Projektpartner:in keine tatsächlichen Kosten darstellen (z.B. Karenzzeiten, Altersteilzeit)
- Dividenden
- willkürliche oder projektabhängige Bonuszahlungen
- Rückstellungen (z. B. für zukünftige Prämien)
Häufige Fehlerquellen
Dokumentation/Aufzeichnungen: Oft entsprechen diese nicht allen von der EU-Kommission vorgegebenen Kriterien oder fehlen überhaupt.
Tagesäquivalente: Diese werden oft falsch berechnet oder es wird die obligatorische Rundung auf den nähesten Halbtag nicht vorgenommen.
Gehaltsbestandteile: Es werden oft nicht förderfähige Gehaltsbestandteile mitgerechnet. Austrittszahlungen sind förderfähig, aber NICHT im Tagsatz zu berücksichtigen, sondern gesondert zu berechnen (es kann nur jener Anteil einbezogen werden, der auf die Projektperiode entfällt - z.B. Jubiläums-, Urlaubsgelder). Nur jene Gehaltsbestandteile, die bereits als Aufwand entstanden sind, sind förderfähig (NICHT z.B. Rückstellungen).
Anstellungswechsel: Gibt es einen Wechsel in der Anstellung, und/oder (größere) Gehaltsunterschiede (z.B. Praktikant:in wird Projektmitarbeitende:r), so sind die maximalen Tagesäquivalente für jeden Anstellungswechsel getrennt zu berechnen und anschließend zu addieren. Der Tagsatz wird schließlich mittels Heranziehung der gesamten Gehaltskosten berechnet.
Reisekosten: Diese werden teilweise über das Jahreslohnkonto abgerechnet, sind aber NICHT in der Tagsatzberechnung zu berücksichtigen. Teile der Reisekosten können lohnnebenkostenpflichtig sein, diese Lohnnebenkosten sind herauszurechnen.
Empfehlungen für die Praxis
Um eine reibungslose Abrechnung zu gewährleisten, sind folgende Vorgehensweisen zu empfehlen:
- Frühzeitige Abstimmung und enge Zusammenarbeit mit Personalabteilung und Controlling
- Einheitliche und dokumentierte Berechnungsmethoden
- Laufende Kontrollen während des Projekts
- Saubere Kostenstellenzuordnung und korrekte Verbuchung
- Vollständige Dokumentation aller Berechnungen
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