Themenübersicht zu Recht und Finanzen in Horizon Europe: Lump Sum Funding

Bei Lump Sum-Förderungen handelt es sich um ein neues, vereinfachtes Förderinstrument, welches auf den Erfahrungen des "Lump Sum Funding-Piloten" in Horizon 2020 basiert und in Horizon Europe nun verstärkt ausgerollt wird.

Die Europäische Kommission hat sehr gute Informationsdokumente und Leitfäden erstellt (siehe Kästchen). Weiter unten erläutern wir Ihnen die wichtigsten Fakten zum Thema Lump Sum.

Präsentationen und Unterlagen der EU-Kommission:

  • Übersichtsseite zu Informationen und Guidelines

  • Webinar "Lump Sum Funding in Horizon Europe: How does it work? How to write a proposal?" (Aufzeichnung; Präsentation)

  • Präsentation "Lump Sum Funding: What do I need to know? - A Guide for Participants"

  • Video "Lump Sum Funding in Horizon Europe: How does it work and what are the next steps?"

  • Quick-Guide "Lump Sum Grant in Horizon Europe - Why do we need them and how do they work in practice?"

  • Umfassender Guide "How to manage your lump sum grants"

  • Allgemeine FAQ zu Lump Sum

  • FAQ zur Einbindung von Affiliated Entities, Associated Partners sowie In-Kind Contributors

 

Was bedeutet „Lump Sum“?

Im Rahmen der Projekte werden die Kosten der Projektteilnehmer:innen nicht mehr im Rahmen eines Kostenreportings erstattet, sondern durch einen im Vorhinein festgelegten Pauschalbetrag (= „Lump Sum“) abgegolten.

Dabei kommen seitens der EU-Kommission zwei Optionen zur Anwendung (Typ 1b ist die häufigere):

  • entweder wird die „Lump Sum“ von der EU-Kommission bereits im Call festgelegt und die Konsortien beschreiben in den Projektanträgen, welche Tätigkeiten sie für diesen festgelegten Betrag ausführen werden (= Typ 1a),
  • oder der Pauschalbetrag wird von den Antragstellern und Antragstellerinnen selbst im Antrag definiert und später im Grant Agreement (GA) festgelegt (= Typ 1b).

 

Wie unterscheidet sich das „Lump Sum Funding“ von herkömmlichen Horizon Europe Forschungs- und Innovationsprojekten?

Die Auszahlung einer Pauschale reduziert einerseits den administrativen Aufwand, da sowohl eine Abrechnung als auch ein Nachweis der Kosten sowie finanzielle Audits nicht erforderlich sind. Andererseits liegt der Schwerpunkt auf der wissenschaftlich-technischen Projektimplementierung, da die Auszahlung durch die vertrags-/vereinbarungsgemäße Erfüllung von Arbeitspaketen bedingt ist.

In Annex 2 des GA werden die Anteile am Pauschalbetrag pro Arbeitspaket und pro Beneficiary festgelegt. Dies legt auch den maximalen Haftungsbetrag jedes Beneficiary nach der Schlusszahlung fest.

Die Auszahlung dieser festgelegten Anteile am Pauschalbetrag hängen von der Fertigstellung des jeweiligen Arbeitspaketes ab (d.h. lediglich eine teilweise Durchführung der Arbeiten reicht grundsätzlich nicht für eine Zahlung, s. jedoch "Fragen & Antworten" unten).

Diese Grafik stellt ein praktisches Beispiel zu den Erläuterungen im Text dar.       Diese Grafik stellt ein praktisches Beispiel zu den Erläuterungen im Text dar.

 

Was ist speziell bei der Antragstellung zu beachten?

Es sollte besonderes Augenmerk auf die Struktur der einzelnen Arbeitspakete gelegt werden, da diese für die Auszahlung der Anteile am Pauschalbetrag eine Rolle spielt. Die Anzahl der Arbeitspakete sollte angemessen und nachvollziehbar sein. Horizontale, lang andauernde Arbeitspakete (z.B. zur Koordinierung/zum Management oder zu Verwertung/Verbreitung) können entlang der Berichtsperioden in mehrere Arbeitspakete unterteilt werden.

Für die Antragstellung wird das Standard-Antragsformular für Horizon Europe verwendet, das jedoch für Lump Sum-Projektanträge ein höheres Seitenlimit hat (für RIA-/IA-Projekte sind dies 50 Seiten statt der standardmäßigen 45 Seiten; für CSA-Projekte sind dies 33 Seiten statt der standardmäßigen 30 Seiten).

Typ 1b: Um den Pauschalbetrag definieren und rechtfertigen zu können, muss eine Budgettabelle (als Excel-Datei) ausgefüllt und als Anhang zum Part B des Antragsformulars eingereicht werden. Eine Anleitung zum Ausfüllen dieser Budgettabelle finden Sie in dieser Präsentation der EU-Kommission.

Bezüglich Personalkosten in Lump Sum-Projekten stellt die EU-Kommission als Unterstützung das "Horizon Dashboard for lump sum evaluations (personnel costs)" als Orientierung zur Verfügung. 

 

In welchen Themenbereichen sind „Lump Sum Funding“-Projekte ausgeschrieben und wo erhalte ich Informationen zur Antragstellung?

Unsere thematischen NCP informieren Sie gerne darüber.

 

Nähere Informationen finden Sie …

 

Fragen & Antworten

Frage: Gibt es Unterschiede bei der Projektevaluierung?
Antwort: Die Evaluierungskriterien für Lump Sum-Projekte sind ident mit den Standard-Evaluierungskriterien (Excellence, Impact, Implementation). Die Kostenschätzung/Budgettabelle wird anhand der vorgeschlagenen Aktivitäten als Teil des Kriteriums "Implementation" evaluiert. Sollten die geschätzten Kosten unangemessen sein, werden die Experten und Expertinnen einen entsprechenden Budgetvorschlag im "Evaluation Summary Report" machen. Über- oder unterschätzte Kosten führen zu einer geringeren Punktevergabe. Die Briefingunterlagen für die Gutachter:innen enthalten auch einen Abschnitt zur Evaluierung von Lump Sum-Anträgen (Folie 63-78).

Frage: Was passiert, wenn sich die Kosten nach Unterzeichnung des Fördervertrages verändern?
Antwort: Sobald die "Lump Sum" im Fördervertrag festgelegt ist, wird die EU-Kommission etwaige spätere Preisänderungen (z.B. bei Gütern und Dienstleistungen) nicht beanstanden.

Frage: Werden „Lump Sums“ aliquot ausbezahlt, wenn Arbeitspakete nur teilweise erfüllt sind?
Antwort: Laut Artikel 22.3.3 bzw. 22.3.4 des MGA lösen grundsätzlich nur vollständig erfüllte Arbeitspakete eine Zahlung durch die EU-Kommission aus. Im Rahmen der Schlusszahlung kann die EU-Kommission auf individueller Basis entscheiden, bei nicht vollständig abgeschlossenen Arbeitspaketen dennoch eine teilweise Auszahlung zu gewähren.

Frage: Sind Budgettransfers während der Projektlaufzeit möglich?
Antwort: Ja, allerdings erfordern diese immer eine Vertragsänderung (Amendment). Umschichtungen zwischen Arbeitspaketen sind darüber hinaus zusätzlich an zwei Voraussetzungen gebunden:

  1. Der Budgettransfer darf sich nicht auf bereits abgeschlossene und deklarierte Arbeitspakete beziehen.
  2. Der Budgettransfer ist durch die technische Projektimplementierung gerechtfertigt.

Frage: Gibt es Kontrollen seitens der EU-Kommission?
Antwort: Ja, jedoch keine finanziellen Audits. Möglich sind weiterhin Überprüfungen der vereinbarungsgemäßen Projektimplementierung und Einhaltung sonstiger Fördervertragspflichten (z.B. IPR, third parties).

Frage: Welche Dokumente sind als Nachweis notwendig?
Antwort: Dokumente zur technischen Projektimplementierung, zu Veröffentlichungen/Prototypen/Deliverables, zur Durchführung der Arbeiten durch die Beneficiaries (Wer hat was gemacht?) sowie sonstige Dokumente als Nachweis der Durchführung gemäß Annex 1 des GA.

Kontakt

Mag. Martin BAUMGARTNER
Mag. Martin BAUMGARTNER
Nationale Kontaktstelle Recht und Finanzen
T 0043577554008
Mag. Tamara-Katharina MITISKA
Mag. Tamara-Katharina MITISKA
Nationale Kontaktstelle Recht und Finanzen
T 0043577554009
Robert WOREL
Assistent
T 0043577554611

IHRE BERATUNG

Für grundsätzliche Rechts- und Finanzfragen (z.B. Antragstellung, Kostenabrechnung, Ausfüllen des "Financial Statements" …) sowie für Fragen zum Funding & Tender Opportunities Portal wenden Sie sich bitte an Ihre/n thematische/n NCP.
Universitätsangehörigen
steht ihre jeweilige Forschungsservicestelle innerhalb der Universität gerne zur Verfügung.
Angehörigen außeruniversitärer Forschungseinrichtungen stehen diese Kontaktpersonen innerhalb der Einrichtung gerne zur Verfügung.