Die EU-Kommission stellt umfangreiche Informationsdokumente und Leitfäden zur Verfügung (siehe "Präsentationen und Unterlagen der EU-Kommission"). Weiter unten erläutern wir die wichtigsten Fakten zum Thema.
Präsentationen und Unterlagen der EU-Kommission:
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Was bedeutet „Lump Sum“?
Im Rahmen der Lump Sum-Projekte werden die Kosten der Beneficiaries nicht mehr mittels finanzieller Berichterstattung, sondern durch einen im Vorhinein festgelegten Pauschalbetrag (engl. "lump sum“) abgegolten.
Dabei kommen seitens der EU-Kommission zwei Optionen zur Anwendung (Typ 1b ist die häufigere):
- Entweder wird der Pauschalbetrag von der EU-Kommission bereits im Call festgelegt und die Konsortien beschreiben in den Projektanträgen, welche Tätigkeiten sie für diesen festgelegten Pauschalbetrag ausführen (= Typ 1a),
- oder der Pauschalbetrag wird von den Antragstellenden selbst im Antrag definiert und später im Fördervertrag festgelegt (= Typ 1b).
Wie unterscheiden sich Lump Sum-Projekte von herkömmlichen Forschungs- und Innovationsprojekten in Horizon Europe?
Die Auszahlung einer Pauschale reduziert den administrativen Aufwand, da sowohl eine finanzielle Berichterstattung, als auch ein Nachweis der Kosten sowie finanzielle Überprüfungen nicht erforderlich sind. Der Schwerpunkt liegt auf der wissenschaftlich-technischen Projektimplementierung, da die Auszahlung des Pauschalbetrages von der vertrags-/vereinbarungsgemäßen Fertigstellung der jeweiligen Arbeitspakete abhängig ist. Lediglich eine teilweise Durchführung der Projektaufgaben reicht grundsätzlich nicht für eine Auszahlung, siehe jedoch unter "Fragen & Antworten".
In Annex 2 des Fördervertrages werden die Anteile am Pauschalbetrag pro Arbeitspaket und pro Beneficiary (bzw. etwaiger "affiliated entities") festgelegt. Dies ist zugleich der maximale Haftungsbetrag jedes Beneficiary nach der Schlusszahlung.
Was ist speziell bei der Antragstellung zu beachten?
Es sollte besonderes Augenmerk auf die Struktur der einzelnen Arbeitspakete gelegt werden, da diese für die Auszahlung der Anteile am Pauschalbetrag eine Rolle spielt. Die Anzahl der Arbeitspakete sollte dem Projekt angemessen und nachvollziehbar sein. Horizontale, lang andauernde Arbeitspakete (z.B. zur Koordinierung/zum Management oder zu Verwertung/Verbreitung) können entlang der Berichtsperioden in mehrere Arbeitspakete unterteilt werden.
Für die Antragstellung wird das Standard-Antragsformular für Horizon Europe verwendet, das jedoch für Lump Sum-Projektanträge ein höheres Seitenlimit hat (für RIA-/IA-Projekte sind dies 50 Seiten statt der standardmäßigen 45 Seiten; für CSA-Projekte sind dies 33 Seiten statt der standardmäßigen 30 Seiten).
Typ 1b: Um den Pauschalbetrag definieren und rechtfertigen zu können, muss eine Budgettabelle (als Excel-Datei) ausgefüllt und als Anhang zum Part B des Antragsformulars eingereicht werden (Anleitung zum Ausfüllen dieser Budgettabelle). Mithilfe dieser Budgettabelle wird der Pauschalbetrag anhand der geschätzten tatsächlichen Kosten berechnet. Lediglich die Aufteilung der Anteile am Pauschalbetrag pro Beneficiary und pro Arbeitspaket wird als Annex 2 in den späteren Fördervertrag aufgenommen (d.h. die ausgefüllte und eingereichte Budgettabelle wird nicht Teil des späteren Fördervertrages).
Bezüglich der Evaluierung von Personalkosten in Lump Sum-Projekten stellt die EU-Kommission als Orientierung das "Horizon Dashboard for lump sum evaluations" zur Verfügung.
Was ist speziell bei der Berichterstattung zu beachten?
Zur Berichterstattung wird das Standard-Berichtsformular verwendet.
Nur als "completed" markierte Arbeitspakete werden in der jeweiligen Berichtsperiode von der EU-Kommission zur Auszahlung des jeweiligen Anteils am Pauschalbetrag berücksichtigt. Die Fertigstellung von Arbeitspaketen hängt von der vollständigen Durchführung der Tätigkeiten in diesem Arbeitspaket laut Projektbeschreibung (Annex 1 des Fördervertrages) ab (d.h. ein erfolgreiches Ergebnis ist nicht zwingend erforderlich). Nicht vollständig abgeschlossene Arbeitspakete können in etwaigen späteren Berichtsperioden vervollständigt werden. Im Endbericht können auch nur teilweise abgeschlossene Arbeitspakete berichtet werden (deren teilweise Anerkennung obliegt der EU-Kommission).
Es ist keine finanzielle Berichterstattung wie in herkömmlichen Horizon Europe Forschungs- und Innovationsprojekten notwendig. Dennoch wird automatisch ein vereinfachtes "Financial Statement" im Funding & Tenders Opportunities Portal generiert und bei der EU-Kommission eingereicht.
In welchen Themenbereichen sind „Lump Sum Funding“-Projekte ausgeschrieben und wo erhalte ich Informationen zur Antragstellung?
Unsere thematischen NCP informieren Sie gerne darüber.
Weitere Informationen
Fragen & Antworten
Frage: Gibt es Unterschiede bei der Projektevaluierung?
Antwort: Die Evaluierungskriterien für Lump Sum-Projekte sind ident mit den Standard-Evaluierungskriterien (Excellence, Impact, Implementation). Die Kostenschätzung/Budgettabelle wird anhand der vorgeschlagenen Aktivitäten als Teil des Kriteriums "Implementation" evaluiert. Sollten die geschätzten Kosten unangemessen sein, werden die Evaluierenden einen entsprechenden Budgetvorschlag im "Evaluation Summary Report" machen. Über- oder unterschätzte Kosten führen zu einer geringeren Punktevergabe. Die Standard-Briefingunterlagen für Evaluierende enthalten auch einen Abschnitt zur Evaluierung von Lump Sum-Anträgen (Folien 64-80).
Frage: Was passiert, wenn sich die Kosten nach Unterzeichnung des Fördervertrages verändern?
Antwort: Sobald der Pauschalbetrag im Fördervertrag festgelegt ist, wird die EU-Kommission etwaige spätere Preisänderungen (z.B. bei Gütern und Dienstleistungen) nicht beanstanden.
Frage: Werden die Anteile am Pauschalbetrag ausbezahlt, wenn Arbeitspakete nur teilweise abgeschlossen sind?
Antwort: Laut Artikel 22.3.3 bzw. 22.3.4 des Fördervertrages, lösen grundsätzlich nur vollständig abgeschlossene Arbeitspakete eine Zahlung durch die EU-Kommission aus. Im Rahmen der Schlusszahlung kann die EU-Kommission auf individueller Basis entscheiden, bei nicht vollständig abgeschlossenen Arbeitspaketen dennoch eine teilweise Auszahlung zu gewähren.
Frage: Sind Budgettransfers während der Projektlaufzeit möglich?
Antwort: Ja, allerdings erfordern diese in Lump Sum-Projekten immer eine Vertragsänderung (engl. "amendment"). Budgettransfers zwischen Arbeitspaketen sind darüber hinaus zusätzlich an zwei Voraussetzungen gebunden:
- Der Budgettransfer darf sich nicht auf bereits abgeschlossene und deklarierte Arbeitspakete beziehen, UND
- der Budgettransfer ist durch die technische Projektimplementierung gerechtfertigt.
Frage: Gibt es Überprüfungen seitens der EU-Kommission?
Antwort: Ja, jedoch keine finanziellen Überprüfungen. Möglich sind weiterhin Überprüfungen der vereinbarungsgemäßen Projektimplementierung (z.B. inhaltliche Überprüfung) und Einhaltung sonstiger nicht-finanzieller Fördervertragspflichten (z.B. Geistiges Eigentum, Dissemination).
Frage: Welche Dokumente sind als Nachweis notwendig?
Antwort: Dokumente zur technischen Projektimplementierung, zu Veröffentlichungen/Prototypen/Deliverables, zur Durchführung der Arbeiten durch die Beneficiaries (Wer hat was gemacht?) sowie sonstige Dokumente als Nachweis der vertragsgemäßen Durchführung (laut Annex 1 des Fördervertrages). NICHT NOTWENDIG sind z.B. Zeitaufzeichnungen, Gehaltszettel oder Verträge, Aufzeichnungen zur Abschreibungspraxis, Rechnungen, sonstige Dokumente zum Nachweis der tatsächlich angefallenen Kosten.