Projektmanagement in Horizon 2020

Das Projektkonsortium trägt die Verantwortung für die Durchführung des jeweiligen Projektes, weshalb ein gutes Projektmanagement von Beginn an unerlässlich für eine reibungslose, erfolgreiche Abwicklung ist. Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht über die wichtigsten rechtlichen und finanziellen Schritte im Projektablauf. Detailinformationen finden Sie auf unseren jeweiligen verlinkten Themenseiten.

Ausführliche Informationen zum „Grant Managementerhalten Sie im Online Manual der EU-Kommission.
 

ProjektkoordinatorIn vs. ProjektteilnehmerIn

In jedem Horizon 2020-Projekt muss eine/r der ProjektpartnerInnen als ProjektkoordinatorIn ernannt werden. Der/Die ProjektkoordinatorIn ist der Knotenpunkt für jegliche Kommunikation zwischen der EU-Kommission (dem Project Officer) und dem übrigen Projektkonsortium und hat in dieser Rolle auch besondere Pflichten (siehe Artikel 41 des Annotated Grant Agreement (AGA)).
 

Berichterstattung („Reporting“) und Zahlungsaufforderungen („Payment Requests“)

Nähere Informationen finden Sie auf unserer Themenseite „Reporting“.

Hier finden Sie die wichtigsten Fristen im Zusammenhang mit der Berichterstattung und der Förderauszahlung:

Fristen zu Berichterstattung und Auszahlungen
Was? Frist Art. GA Anmerkung
Zwischenbericht
("interim report")
binnen 60 Tagen ab Ende der Berichtsperiode 20.3  
Endbericht
("final report")
binnen 60 Tagen ab Ende der letzten Berichtsperiode 20.4  
Vor-Finanzierung
("pre-financing payment")
binnen 30 Tagen 21.2 entweder ab Inkrafttreten des Fördervertrages,
oder ab 10 Tagen vor Projektbeginn
(je nachdem was zuletzt eintritt)
Zwischenzahlung
("interim payment")
binnen 90 Tagen ab Erhalt des Zwischenberichts 21.3  
Schlusszahlung
("balance payment")
binnen 90 Tagen ab Erhalt des Endberichts 21.4  


Vertragsänderungen

Nähere Informationen finden Sie auf unserer Themenseite „Vertragsänderung“.
 

Konsortialvertrag

Neben dem Grant Agreement (GA), welches die Rechte und Pflichten zwischen der EU-Kommission und dem Projektkonsortium regelt, ist es besonders wichtig, dass die ProjektpartnerInnen zusätzlich einen Konsortialvertrag (Consortium Agreement, CA) untereinander abschließen. Darin werden typischerweise der Zahlungsfluss und die Entscheidungsfindung im Konsortium geregelt.

Verschiedene Projekte und Gruppen stellen Vorlagen für Konsortialverträge zur Verfügung (z.B. DESCA, MCARD, EUCAR).

Nähere Informationen finden Sie auf unserer Themenseite „Konsortialvertrag“.
 

Veröffentlichung und Verbreitung von Projektergebnissen

Nähere Informationen finden Sie auf unseren Themenseiten „Open Access“ und „Open Data“.
 

Die wichtigsten Fristen im Zusammenhang mit geistigem Eigentum:

Fristen zu geistigem Eigentum
Was? Frist Art. GA Anmerkung
Gewährung nicht-exklusiver Lizenzen bei Miteigentum ("joint ownership") anderer Partner*innen mindestens 45 Tage vor Gewährung 26.2 Benachrichtigung der übrigen Miteigentümer*innen
Absicht, Ergebnisse nicht mehr zu schützen/Schutz der Ergebnisse nicht zu verlängern mindestens 60 Tage vor Ende des Schutzes 26.4.2 Benachrichtigung der Europäischen Kommission (mit Begründung)
Verbreitung von eigenen Ergebnissen mindestens 45 Tage vor Verbreitung 29.1 Benachrichtigung der übrigen Projektpartner*innen
Übertragung von Eigentum an eigenen Ergebnissen mindestens 45 Tage vor Übertragung 30.1. Benachrichtigung jener Projektpartner*innen mit Zugangsrechten ("access rights") zu diesen Ergebnissen

 

Bewerben des Projektes und Sichtbarkeit der EU-Förderung

 

Die ProjektteilnehmerInnen müssen das Projekt sowie dessen Ergebnisse bewerben und eine breite Öffentlichkeit mit Informationen versorgen. Dazu gehört auch das Sichtbarmachen der EU-Förderung durch entsprechende Hinweise (d.h. EU-Logo UND im GA vorgeschriebener Text).

Vorlagen für Sticker als Hinweis auf die EU-Förderung finden Sie im Online Manual der EU-Kommission.
 

Nähere Informationen finden Sie im Annotated Grant Agreement (AGA), Artikel 38.
 

Überprüfungen durch die EU-Kommission

  • "Checks"
    Dies sind jederzeit mögliche, üblicherweise rein interne Prüfungen, bei denen die EU-Kommission sämtliche Aspekte im Zusammenhang mit dem Projekt prüfen kann. Verlangt das Ergebnis eine genauere Prüfung, kann anschließend ein "Review" oder "Audit" durchgeführt werden.

    Bitte beachten: Auch etwaige "third parties" können geprüft werden!
     
  • "Reviews"
    Im Rahmen dieser kann die EU-Kommission bis zu zwei Jahre nach der Schlusszahlung üblicherweise die technische Durchführung des Projektes prüfen. Ein "Review" kann jedoch auch z.B. finanzielle und budgetäre Aspekte betreffen. Das Ergebnis wird in einem "review report" festgehalten.

    Bitte beachten: Auch etwaige "third parties" können geprüft werden!
     
  • "Audits"
    Die EU-Kommission kann während der Projektlaufzeit und bis zu zwei Jahre nach der Schlusszahlung ein "Audit" üblicherweise über die finanzielle Durchführung des Projektes eines/r Projektteilnehmers/in prüfen. Ein "Audit" kann jedoch auch z.B. technische Aspekte betreffen. Das Ergebnis wird in einem "final audit report" sowie in einem "letter of audit conclusions (LoC)" dokumentiert.

    Nähere Informationen zu Audits finden Sie auf unserer Themenseite „Audits“.

    Bitte beachten: In jedem Fall kann die jeweilige Überprüfung auch etwaige Dritte ("third parties") mitumfassen! Stellen Sie als ProjektteilnehmerIn daher unbedingt (vertraglich) sicher, dass die EU-Kommission diese Rechte gegenüber den Dritten ("third parties") ausüben kann. Zu diesem Zweck können Sie unseren Sideletter als Vorlage verwenden.
     

Eine Übersicht über die Fristen im Zusammenhang mit Überprüfungen:

Fristen zu "Checks", "Reviews" und "Audits"
Was? Frist Art. GA Anmerkung
Aufbewahrung von Unterlagen und Dokumenten bis zu 5 Jahre nach Schlusszahlung 18.1 bei Förderung bis 60.000 €: 3 Jahre
Aufbewahrung bei laufenden "checks", "audits", "reviews" etc. bis zu deren Ende 18.1  
Durchführung von "checks" unbegrenzt 22.1.1  
Durchführung von "reviews" bis zu 2 Jahre nach Schlusszahlung 22.1.2  
Durchführung von "audits" bis zu 2 Jahre nach Schlusszahlung 22.1.3  
Prüfungen durch den Europäischen Rechnungshof unbegrenzt 22.3  
Impact-Evaluierung bis zu 5 Jahre nach der Schlusszahlung 23.1 bei Förderung bis 60.000 €: 3 Jahre

 

Unterstützung für ein erfolgreiches Projekt!

 

Damit Sie Ihr Projekt erfolgreich durchführen können, finden Sie alle wichtigen rechtlichen Dokumente bei den „Reference Documents“ auf der Homepage der EU-Kommission:

  • Das (General) Model Grant Agreement (GA) ist der (Standard-) Vertrag, der zwischen der EU-Kommission und dem Projektkonsortium abgeschlossen wird und somit unerlässlich für jedes Horizon 2020-Projekt. Er wird an das Projekt individuell angepasst und ist nach Unterzeichnung rechtsverbindlich.
    Achtung: Neben dem Standardvertrag gibt es abweichende Sonderregelungen für einige spezifische Projettypen (z.B. MSCA, KMU-Instrument, ERA-NET Cofund).
     
  • Zur besseren Verständlichkeit empfehlen wir das Annotated Model Grant Agreement (AGA). Dies ist ein Leitfaden der EU-Kommission, welcher eine Kommentierung des/Interpretationshilfe zum GA enthält.
     
  • Das Annotated Model Grant Agreement (AGA) wurde in übersichtlicher Form in das Online Manual der EU-Kommission eingearbeitet, welches im Funding & Tender Opportunities Portal zu finden ist. Für alle ProjektteilnehmerInnen, die möglichst rasch bestimmte Informationen benötigen!
     

Weitere Informationen zu den Mindestteilnahmebedingungen sowie den Förderquoten finden Sie auf unseren spezifischen Themenseiten.

Funding & Tender Opportunities Portal

In Horizon 2020 erfolgt die Kommunikation zwischen Projektkonsortium und der EU-Kommission über eine elektronische Plattform, das Funding & Tender Opportunities Portal. Damit werden nicht nur Anträge und Berichte eingereicht, sondern auch Angelegenheiten über die Projektlaufzeit bis zum Abschlussbericht geregelt. Einerseits bietet das Portal umfangreiche Informationen zu Horizon 2020 und sonstigen Projektbeteiligungen, andererseits wird der projektspezifische Teil über ein sogenanntes ECAS-Konto mit individuellen Zugangsdaten abgewickelt. Über dieses Portal erfolgt auch die für das Projekt unabdingliche Registrierung der Organisation sowie die Rollenvergabe.

Hilfreiche Informationen zum "Funding & Tender Opportunities Portal":

 

Nähere Informationen zu den einzelnen Managementschritten im Projektablauf, finden Sie …

Kontakt

Mag. Martin Baumgartner
Mag. Martin Baumgartner
National Contact Point: Legal and financial matters
T +43 5 7755 4008
martin.baumgartner@ffg.at
Mag. Tamara-Katharina Mitiska
Mag. Tamara-Katharina Mitiska
Expert: Legal and financial matters
T +43 5 7755 4009
tamara-katharina.mitiska@ffg.at
Robert Worel
Robert Worel
Assistant
T +43 5 7755 4611
robert.worel@ffg.at