Am Ende jeder Berichtsperiode wird ein Zwischen- bzw. Endbericht erstellt. Jeder Bericht besteht aus einem technischen Bericht und einem Finanzbericht ("Financial Statement") zur Abrechnung der förderfähigen Kosten. Die Abwicklung des finanziellen Reporting erfolgt rein elektronisch im Funding & Tender Opportunities Portal der EU-Kommission.
Jeder Finanzbericht besteht aus drei Teilen:
- den Individual Financial Statements aller ProjektteilnehmerInnen und "linked third parties",
- der dazugehörigen Explanation on the Use of Resources mit näheren Erklärungen zu den förderfähigen Kosten und
- dem automatisch generierten Summary Financial Statement aller ProjektteilnehmerInnen mit dem Request for Interim/Balance Payment.
Im Individual Financial Statement (Annex 4 des Grant Agreement (GA) in tabellarischer Form) sind alle in der Berichtsperiode entstandenen förderfähigen Kosten des/r Projekteilnehmers/in korrekt und vollständig anzugeben – auch dann, wenn die „requested EU contribution“ geringer ist als die förderfähigen Kosten.
Das "Financial Statement" wird von jedem/r ProjektteilnehmerIn einzeln ausgefüllt, durch den FSIGN elektronisch signiert und beim/bei der KoordinatorIn eingereicht. Die Frist dafür ist üblicherweise im Konsortialvertrag geregelt. Der/Die KoordinatorIn hat den gesamten Zwischen- bzw. Endbericht innerhalb von 60 Tagen nach Ende der Berichtsperiode bei der EU-Kommission/Förderagentur einzureichen. Versäumt ein/e ProjektteilnehmerIn diesen Abgabetermin, kann er/sie sein/ihr "Financial Statement" erst beim nächsten regulären Reporting nachreichen. Eine Verlängerung der Abgabefrist ist nur nach der letzten Berichtsperiode möglich.
Kosten in Fremdwährungen, die ProjektteilnehmerInnen aus der Eurozone entstanden sind (z.B. Reisekosten), sind nach der üblichen Praxis der Organisation umzurechnen. ProjektteilnehmerInnen außerhalb des Euroraums haben ihre gesamten Kosten nach dem durchschnittlichen Wechselkurs der Berichtsperiode in Euro umzurechnen.
Sollten in einem früheren "Financial Statement" Fehler passiert sein, ist ein sogenanntes Adjustment durchzuführen. Dazu scheint ab der 2. Berichtsperiode direkt im "Financial Statement" ein Button „add adjustment“ auf. In dieses „Adjustment Financial Statement“ ist nur die Differenz zwischen ursprünglichem und korrigiertem Betrag einzutragen. Bitte beachten Sie, dass Adjustments ausschließlich zur Korrektur von Fehlern verwendet werden dürfen (Kosten wurden vergessen, zu hoch/niedrig angegeben etc.) und nicht, um auf Basis des „letzten abgeschlossenen Wirtschaftsjahres“ berechnete Personalkosten nachträglich neu zu berechnen. Fehler in den Abrechnungen müssen periodenrichtig als Adjustment eingegeben werden. Deshalb bedarf es für Korrekturen ein Adjustment pro Periode.
Beim Endbericht (nach der letzten Berichtsperiode) sind neben den förderfähigen Kosten auch etwaige Einnahmen des Projekts anzugeben sowie ein etwaiges "Certificate on the Financial Statements (CFS)" einzureichen.
Die eingereichten Berichte werden von der EU-Kommission/Förderagentur geprüft und entweder als gesamtes akzeptiert oder zurückgewiesen. Im Fall einer Zurückweisung des Gesamtberichts muss dieser neu eingereicht werden. Die Frist für die Überweisung der Förderungsrate durch die EU-Kommission/Förderagentur beträgt 90 Tage ab der Einreichung des Zwischen-/Endberichts und verlängert sich im Fall einer Zurückweisung des Berichts.
Nähere Informationen finden Sie ...
- im Annotated Model Grant Agreement (AGA), Artikel 20.
- in den Präsentationen der EU-Kommission "H2020 Coordinator's Day: Amendments / Reporting and Payments"
Nachweise und Aufzeichnungen
Zum Nachweis der vertrags- und rechtskonformen Projektausführung sowie der abgerechneten Kosten müssen die ProjektpartnerInnen entsprechende Aufzeichnungen aufbewahren und auf Verlangen der EU-Kommission vorweisen/zugänglich machen. Die Aufbewahrungsdauer beträgt mindestens 5 Jahre nach ausgezahlter Schlusszahlung („balance payment“) beziehungsweise darüber hinaus bei etwaigen laufenden Prozessen (z.B. Audit).
Grundsätzlich müssen die ProjektpartnerInnen die Dokumente im Original aufbewahren. Digitale und digitalisierte Dokumente werden dennoch als Originale anerkannt, sofern sie nationalen Rechtsvorgaben entsprechen. Nicht-originale Dokumente können von der EU-Kommission anerkannt werden.
Zum Nachweis der Personalkosten müssen zusätzlich sogenannte Zeitaufzeichnungen („time sheets“) geführt werden.
Abgerechnete Kosten, die vom/von der ProjektpartnerIn nicht entsprechend den Horizon 2020-Vorgaben nachgewiesen werden können, können von der EU-Kommission aberkannt werden.
Bitte beachten: Die ProjektpartnerInnen sind dafür verantwortlich, dass auch deren linked third parties diesen Verpflichtungen nachkommen!
Nähere Informationen finden Sie ...
- im Annotated Grant Agreement (AGA), Artikel 18.
Deliverables
Deliverables sind zusätzliche Ergebnisse eines Projektes (z.B. spezieller Bericht, Liste), welche zu bestimmten Zeitpunkten im Projekt erfüllt werden müssen. Der/Die KoordinatorIn muss Deliverables des Annex 1 des GA entsprechend den zeitlichen und sonstigen Vorgaben an die EU-Kommission weiterleiten.
Nähere Informationen finden Sie ...
- im Annotated Grant Agreement (AGA), Artikel 19
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