Das Projektkonsortium trägt die Verantwortung für die Durchführung des jeweiligen Projektes, weshalb ein gutes Projektmanagement von Beginn an unerlässlich für eine reibungslose, erfolgreiche Abwicklung ist.
Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht über die wichtigsten rechtlichen und finanziellen Schritte im Projektablauf. Detailinformationen finden Sie auf unseren jeweiligen verlinkten Themenseiten.
Ausführliche Informationen zum „Grant Management“ erhalten Sie im Online Manual der EU-Kommission.
Projektkoordinierende vs. Projektteilnehmende
In jedem Horizon 2020-Projekt muss eine/r der Projektpartner:innen als Projektkoordinierende:r ernannt werden. Der/Die Projektkoordinierende ist der Knotenpunkt für jegliche Kommunikation zwischen der EU-Kommission (d.h. dem Project Officer) und dem übrigen Projektkonsortium und hat in dieser Rolle auch besondere Pflichten (siehe Artikel 41 des Fördervertrages).
Berichterstattung und Zahlungsaufforderungen
Nähere Informationen finden Sie unter „Reporting“.
Hier finden Sie die wichtigsten Fristen im Zusammenhang mit der Berichterstattung und der Förderungsauszahlung:
| Was? | Frist | Art. GA | Anmerkung |
|---|---|---|---|
| Zwischenbericht ("interim report") | binnen 60 Tagen ab Ende der Berichtsperiode | 20.3 | |
| Endbericht ("final report") | binnen 60 Tagen ab Ende der letzten Berichtsperiode | 20.4 | |
| Vorfinanzierung ("pre-financing payment") | binnen 30 Tagen | 21.2 | entweder ab Inkrafttreten des Fördervertrages, oder ab 10 Tagen vor Projektbeginn (je nachdem was zuletzt eintritt) |
| Zwischenzahlung ("interim payment") | binnen 90 Tagen ab Erhalt des Zwischenberichts | 21.3 | |
| Schlusszahlung ("balance payment") | binnen 90 Tagen ab Erhalt des Endberichts | 21.4 |
Vertragsänderungen
Nähere Informationen finden Sie unter „Vertragsänderung“.
Konsortialvertrag
Nähere Informationen finden Sie unter „Konsortialvertrag“.
Veröffentlichung und Verbreitung von Projektergebnissen
Nähere Informationen finden Sie unter „Open Access“ und „Open Data“.
Die wichtigsten Fristen im Zusammenhang mit geistigem Eigentum:
| Was? | Frist | Art. GA | Anmerkung |
|---|---|---|---|
| Gewährung nicht-exklusiver Lizenzen bei Miteigentum (engl. "joint ownership") | mindestens 45 Tage vor Gewährung | 26.2 | Benachrichtigung der übrigen Miteigentümer:innen |
| Absicht, Ergebnisse nicht mehr zu schützen/Schutz der Ergebnisse nicht zu verlängern | mindestens 60 Tage vor Ende des Schutzes | 26.4.2 | Benachrichtigung der EU-Kommission (mit Begründung) |
| Verbreitung von eigenen Ergebnissen | mindestens 45 Tage vor Verbreitung | 29.1 | Benachrichtigung der übrigen Projektpartner:innen |
| Übertragung von Eigentum an eigenen Ergebnissen | mindestens 45 Tage vor Übertragung | 30.1. | Benachrichtigung jener Projektpartner:innen mit Zugangsrechten ("access rights") zu diesen Ergebnissen |
Bewerben des Projektes und Sichtbarkeit der EU-Förderung
Die Projektpartner:innen müssen das Projekt sowie dessen Ergebnisse bewerben und eine breite Öffentlichkeit mit Informationen versorgen. Dazu gehört auch das Sichtbarmachen der EU-Förderung durch entsprechende Hinweise (d.h. EU-Logo UND im Fördervertrag vorgeschriebener Text).
Vorlagen für Sticker als Hinweis auf die EU-Förderung finden Sie im Online Manual der EU-Kommission.
Nähere Informationen finden Sie im Annotated Grant Agreement (AGA), Artikel 38.
Überprüfungen durch die EU-Kommission
- "Checks"
Dies sind üblicherweise rein interne Prüfungen, bei denen die EU-Kommission sämtliche Aspekte im Zusammenhang mit dem Projekt prüfen kann. Verlangt das Ergebnis eine genauere Prüfung, kann anschließend ein "Review" oder "Audit" durchgeführt werden.
- "Reviews"
Im Rahmen dieser kann die EU-Kommission die technische Durchführung des Projektes prüfen. Ein "Review" kann jedoch auch z.B. finanzielle und budgetäre Aspekte betreffen. Das Ergebnis wird in einem "review report" festgehalten.
- "Audits"
Üblicherweise konzentriert sich der/die Auditierende auf die finanzielle Durchführung des Projektes, es kann jedoch auch z.B. technische Aspekte betreffen. Das Ergebnis wird in einem "final audit report" sowie in einem "letter of audit conclusions (LoC)" dokumentiert.
Nähere Informationen finden Sie unter „Audits“.
Bitte beachten: Auch etwaige Nicht-Projektpartner:innen ("third parties") können geprüft werden! Stellen Sie als Projektpartner:in daher unbedingt (vertraglich) sicher, dass die EU-Kommission diese Rechte gegenüber den Dritten ausüben kann. Zu diesem Zweck können Sie unseren Sideletter als Vorlage verwenden.
Eine Übersicht über die Fristen im Zusammenhang mit Überprüfungen:
| Was? | Frist | Art. GA | Anmerkung |
|---|---|---|---|
| Aufbewahrung von Unterlagen und Dokumenten | bis zu 5 Jahre nach der Schlusszahlung | 18.1 | bei Förderung bis 60.000 €: 3 Jahre |
| Aufbewahrung bei laufenden "checks", "audits", "reviews" etc. | bis zu deren Ende | 18.1 | |
| Durchführung von "checks" | unbegrenzt | 22.1.1 | |
| Durchführung von "reviews" | bis zu 2 Jahre nach der Schlusszahlung | 22.1.2 | |
| Durchführung von "audits" | bis zu 2 Jahre nach der Schlusszahlung | 22.1.3 | |
| Prüfungen durch den Europäischen Rechnungshof | unbegrenzt | 22.3 | |
| Impact-Evaluierung | bis zu 5 Jahre nach der Schlusszahlung | 23.1 | bei Förderung bis 60.000 €: 3 Jahre |
Aufbewahrungsdauer im 7. Rahmenprogramm (FP7): mindestens 5 Jahre nach ProjektENDE!
Unterstützung für ein erfolgreiches Projekt!
Damit Sie Ihr Projekt erfolgreich durchführen können, finden Sie alle wichtigen rechtlichen Dokumente bei den „Reference Documents“ der EU-Kommission:
- Das (General) Model Grant Agreement (GA) ist der Standard-Modellvertrag, der zwischen der EU-Kommission und den Projektpartner:innen abgeschlossen wird und somit unerlässlich für jedes Horizon 2020-Projekt. Der Inhalt wird individuell an das jeweilige Projekt angepasst und ist nach Unterzeichnung rechtsverbindlich.
Bitte beachten: Neben dem Standard-Modellvertrag gibt es abweichende Sonderregelungen für einige spezifische Projettypen (z.B. MSCA, KMU-Instrument, ERA-NET Cofund).
- Zur besseren Verständlichkeit empfehlen wir das Annotated Model Grant Agreement (AGA). Darin wird der Text des Modellvertrages um eine Kommentierung der EU-Kommission ergänzt (Beispiele, Interpretationshilfe etc.).
- Der Inhalt des AGA wurde in übersichtlicher Form in das Online Manual der EU-Kommission eingearbeitet, welches im Funding & Tender Opportunities Portal zu finden ist. Für alle Projektteilnehmenden, die möglichst rasch bestimmte Informationen benötigen!
Weitere Informationen zu den Mindestteilnahmebedingungen sowie den Förderquoten finden Sie auf unseren spezifischen Themenseiten.
- Werden noch Zusatzinformationen benötigt, können Guides der EU-Kommission weiterhelfen. Sie bieten nähere Informationen zu ausgewählten Themen, wie etwa Antragseinreichung und –evaluierung, Organisationsfreigabe, Ernennung des LEAR sowie Audits.
- Die EU-Kommission stellt unter „Templates & forms“ auch einige Vorlagen zur Verfügung (z.B. "time-sheets", Berichterstattung).
Funding & Tender Opportunities Portal
In Horizon 2020 erfolgt die Kommunikation zwischen Projektkonsortien und der EU-Kommission über eine elektronische Plattform, das Funding & Tender Opportunities Portal. Damit werden nicht nur Anträge und Berichte eingereicht, sondern auch Angelegenheiten über die Projektlaufzeit bis zum Abschlussbericht geregelt. Einerseits bietet das Portal umfangreiche Informationen zu Horizon 2020 und sonstigen Projektbeteiligungen, andererseits wird der projektspezifische Teil über ein sogenanntes ECAS-Konto mit individuellen Zugangsdaten abgewickelt. Über dieses Portal erfolgt auch die für das Projekt unabdingliche Registrierung der Organisation sowie die Rollenvergabe.
Hilfreiche Informationen zum "Funding & Tender Opportunities Portal":
- auf der Homepage der EU-Kommission "Funding and Tenders Portal Introduction"
- in der Präsentation der EU-Kommission zum "H2020 Coordinators' Day - Grant Agreement Preparation"
Nähere Informationen zu den einzelnen Managementschritten im Projektablauf, finden Sie …
- im Informationsdokument von PwC und Technopolis Group "How to successfully manage a Horizon 2020-funded project"
- in der Handreichung des BAK (Bundesweiter ArbeitsKreis) zum Thema „Abwicklung von EU-Projekten in Horizon 2020“
- im Arbeitspapier des BAK (Bundesweiter ArbeitsKreis) zum Thema „Grundlegende Arbeitsschritte in Horizon 2020 – vom Antrag bis zum Abschlussbericht“
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